Després d'11 mesos a casa, el teletreball s'està convertint en una cursa d’obstacles en què la manca de motivació és l’obstacle principal per a milers d'empleats. I si bé la majoria de les empreses que han optat pel treball en remot han constatat augments de la productivitat en el tercer trimestre del 2020, segons la consultoria tecnològica Capgemini, hi ha obstacles que no desapareixen. El mateix informe, El futuro del trabajo: del modelo remoto a un híbrido, assegura que «als empleats tenen una sensació d'estar sempre connectats».
Un altre estudi de la plataforma de treball Fiverr assenyala que el 40 % dels treballadors tenen problemes per separar la vida professional de la personal. Tot això s'uneix a la sensació d'aïllament que distancia l'empleat de l'equip, del líder i dels objectius, el que està creant, segons l'han batejat ja els experts, una mena de «treballadors bombolla». De fet, els especialistes en recursos humans estan recomanant a les empreses que inverteixin en teràpies de prevenció de l'aïllament i fins i tot que dissenyin un programa d'activitats que ajudin els empleats a crear hàbits saludables, tant en la seva jornada laboral com en el seu dia a dia.
Banc Sabadell va posar a disposició dels seus empleats psicòlegs per aprendre a afrontar els nous escenaris. «A Banc Sabadell, amb l’ajut de l'equip sanitari d’ASPY, comptem amb un protocol d'actuació per ajudar els nostres empleats a gestionar l'estrès emocional que pot provocar aquesta situació derivada de la pandèmia. El primer pas és fer un qüestionari que ajudarà a valorar el grau d'estrès del treballador o de la treballadora i, a partir dels resultats, es fa una trucada telefònica o una trucada de vídeo per iniciar l'atenció psicològica», explica Joan Lluch, director de Prevenció de Riscos Laborals de Banc Sabadell.
Posar el focus en la gestió dels equips de treball és la missió a la qual s'enfronten ara les organitzacions i que planteja diversos interrogants: com ser més eficaç treballant a distància?, com aconseguir que els treballadors estiguin animats, cohesionats i mantinguin la seva implicació en el projecte? I el més important: quins recursos cal destinar-hi?
Fede Martrat, soci i director de la consultoria d'equips i excel·lència comercial ActitudPro insisteix que aconseguir que un equip sigui actiu, eficient i generi rendibilitat en plena pandèmia depèn tant dels seus components com del seu líder. Per a Martrat, els dos punts claus són: planificar el treball individual i redescobrir noves formes d'interactuar laboralment i emocionalment amb els companys a distància. «Hem de buscar la cara amable de la digitalització. Trobar la millor manera d'organitzar-nos utilitzant la tecnologia d'una manera creativa i fent que enganxi la gent», explica.
Contacte periòdic
Tot i que el teletreball pot brindar als empleats una major flexibilitat per organitzar els seus quefers diaris (s'estalvia el trajecte d'anar a l'oficina, es pot conciliar millor, no s’està lligat a un horari rígid, etcètera), la veritat és que no aprofitar bé el temps —ja sigui perquè es fan tasques que no tenen a veure amb la feina o perquè no es prioritzen els objectius— és un fet freqüent.
De fet, l'aplicació de WorkMeter, que serveix per mesurar la productivitat, destaca que la no delimitació clara dels objectius redueix entre un 50 % i un 70 % les hores reals de treball. En aquest sentit, el treballador ha de conscienciar-se i saber organitzar primer les seves tasques individuals i, després, planificar-se amb la resta del grup. «Això implica crear un acord amb l'equip: com treballarem junts?, quan farem les reunions?, etc.», informa Ana Fernández, sòcia directora de Barna Consulting Group i que participarà en el webinar Direcció d'equips en teletreball: noves maneres de dirigir en remot, organitzat pel HUB Empresa de Banc Sabadell.
ELS LLADRES DE TEMPS
Es coneixen com a lladres de temps les accions que ens fan perdre el temps durant la jornada laboral i de les quals, en moltes ocasions, l'empleat no és conscient. Aquests en són alguns exemples:
- Interrupcions: visites no previstes a l'habitatge, trucades no desitjades, correus electrònics no importants, peticions d'ajuda d'un company, etc. És important saber dir «no» quan tenen lloc
- Fer diverses tasques al mateix temps
- No saber delegar responsabilitats
- Posposar tasques importants i dedicar massa temps a reunions innecessàries
- Consultar les xarxes socials
- Desconèixer la importància dels objectius marcats, si són urgents o si tenen un termini més llarg per complir-los
El primer pas que assenyalen els experts és crear una llista de tasques que fixi els objectius diaris i crear hàbits saludables —com dormir i alimentar-se bé, a més de fer exercici— que ajuden a contrarestar l'estrès.
El segon és que l'equip estigui perfectament comunicat, sigui a través de videotrucades periòdiques o amb un calendari compartit que ajudi a saber, tant al responsable de l'equip com als companys, què està fent cada persona en cada moment. «El cap experimenta molta tensió i no sap com solucionar les situacions. Et diuen: Escolta, no sé què està fent el meu subordinat. Tinc una sensació de descontrol total», comenta Martrat.
Confiança. Aquesta paraula fa referència al punt anterior i també està estretament relacionada amb el nou perfil que els líders necessiten en els seus equips. «Ara es busquen dues competències: la maduresa personal, és a dir, que sigui una persona que no tingui alts i baixos emocionals, i l'autonomia, empleats que siguin proactius i que no s'absentin. Hi ha gent que necessita tenir un cap davant per treballar», diu l'expert.
A més, Martrat també explica que, per gestionar un equip d'una manera més eficient, cal començar a mesurar el treball a través dels resultats i no pel nombre d'hores o tasques realitzades.
Treballar les emocions
L'ambient de treball sempre ha estat un pilar bàsic perquè els equips funcionin bé. Ara, a falta d'un lloc físic comú, aconseguir aquesta atmosfera positiva és més complex. I és un problema, perquè la diferència de disposar d'un entorn que fomenti aquesta intel·ligència emocional pot aconseguir fins a un 20 % més de benefici a les empreses, segons l'estudi Emotional Intelligence de Capgemini.
«Ja no ens veiem com abans ni podem detectar l'estat d'ànim del nostre cap quan entra per la porta. El fet d'estar a casa pot produir un cert aïllament, el que nosaltres anomenem treballadors bombolla», explica Fernández. De quina manera podem potenciar la sensació de proximitat i la motivació a través del mitjà virtual?
Martrat afirma que l'empatia permet eliminar «la fredor» que perceben els empleats quan es connecten a Internet per treballar. Utilitzar de manera creativa els xats o les trucades de vídeo entre companys poden ser eines molt positives. Per exemple, felicitar a un membre per una bona feina feta o, fins i tot, pel seu aniversari potencia la sensació de proximitat. També s'ha de treure partit a les videotrucades. «A les reunions es pot dedicar cinc minuts a parlar sobre com està cada un. És important tractar aquests temes, perquè treballar com robots acabarà perjudicant l'equip i l’acabarà cremant», comenta l'expert.
Pel que fa a les relacions interpersonals dels treballadors, hi ha activitats de lleure que fomenten la construcció i la cohesió dels grups (team building en anglès). Aquests programes també s'han actualitzat a causa de la COVID-19 i s'han adaptat a la nova realitat. Ara estan enfocats a reunions en línia que ajudin a alliberar estrès —com el ioga o el mindfulness— i jocs de reptes en equip —com els escape rooms o les gimcanes.
TRES RECOMANACIONS PER FER VIDEOTRUCADES
1r Activar la càmera. El líder ha de demanar a tots els membres que encenguin la seva webcam. Primer perquè d'aquesta manera pot conèixer, a través del llenguatge corporal, l'estat anímic dels seus empleats. I segon, perquè veure les cares ajuda a socialitzar i a no sentir-se sol durant la jornada laboral.
2n Utilitzar les eines. Una videotrucada mal gestionada pot ser molt contraproduent. Si no es respecta el torn de paraula o els membres no aconsegueixen comprendre de què s'està parlant, es poden estressar. Fer ús de les eines de l'aplicació —com Teams o Zoom—, com compartir pantalla o utilitzar la mà per demanar la paraula, pot ajudar a guanyar temps i efectivitat.
3r Les emoticones, les grans aliades. No totes les reunions de treball són formals i serioses. De la mateixa manera que a l'oficina es feien descansos per al cafè, es poden fer videotrucades per desconnectar uns minuts. Moltes plataformes ja disposen d'emoticones i elements divertits perquè les converses siguin més animades.
També és fonamental que el líder gestioni «l'organigrama emocional», segons explica Martrat. És a dir, dedicar més temps a l'estat anímic del seu equip. Si nota que algú no està bé, ha de dir-ho immediatament i oferir-li el seu suport. «Ha de saber-ho modular. Cercar la forma de millorar l'estat d'ànim», afegeix l'expert.
A més, l'ús del llenguatge també serveix per transmetre les expectatives que té sobre la feina d'un subordinat. «Ha de conjugar les frases: el que espero de tu és..., el teu objectiu és ..., per a aquesta setmana necessito que...», descriu Martrat. D'aquesta manera, les metes estan més definides i l'equip pot organitzar-se millor, obtenir millors resultats i guanyar motivació.
Avançar-se als problemes i construir equip
Gestionar problemes a distància és un altre dels reptes a què s'estan enfrontant els equips: des de les friccions personals fins als inconvenients generats per la tecnologia. La millor opció és avançar-se i invertir recursos per evitar-ho. El pilar bàsic és disposar d'un bon sistema de comunicació i d'equips per a tots els treballadors, així com oferir classes de digitalització per a aquells que no estan acostumats a fer tasques de forma virtual.
«Un dels errors més freqüents que estem veient és que molts equips s'han posat a teletreballar amb una petita formació sobre les noves eines que utilitzarien. Estem davant d'una nova manera de treballar, però, que requereix un canvi d'hàbits i de creences que van més enllà que un curs de Teams», explica Fernández. L'experta subratlla que la clau és treballar conjuntament en el model de treball que cada equip durà a terme mentre desenvolupa les tasques des de la llar.
EN QUÈ HA D'INVERTIR L'EMPRESA?
- Tenir en compte l'entorn personal de cada treballador i dotar-lo d'eines amb les quals pugui treballar en remot. Plataformes interactives com Teams o Zoom possibiliten la creació d'aquests entorns de treball virtuals.
- Comprovar que el treballador disposa d’una bona connexió a casa, d’un lloc adequat per treballar i tenir en compte els diferents horaris segons les càrregues familiars de cada un.
- Proveir diferents canals de comunicació: xat, grup de WhatsApp, telèfon, correu electrònic, videotrucada, etc.
- Establir una metodologia col·laborativa com Kanban o Trello, basades en el treball en equip, sobre qui fa què i que mesuri els resultats obtinguts.
