A pesar de que la digitalización está en boca de todos, sigue sin ser una de las prioridades de las pymes. Apenas un 19% dispone de un plan estratégico para abordar este proceso, y tan solo el 2% lo considera como una preocupación, según el informe La Radiografía de la Pyme 2018 realizado por Sage y la CEOE.
Para muchas empresas, la eliminación del papel sigue siendo una auténtica utopía. Después de muchos años de archivadores y tomos que en algunos casos llenan varias salas, llevar toda la información a un soporte digital implica mucho tiempo y no está exento de errores humanos.
Por suerte, las nuevas tecnologías están poniendo cada vez más fácil el acceso a estos recursos. El primer paso es adaptar nuestra contabilidad y la facturación al entorno digital. Las aplicaciones informáticas disponibles en la actualidad son el recurso ideal para hacerlo.
¿Qué es un software de facturación y contabilidad?
Empecemos por lo más básico: ¿en qué consiste un software de este tipo? Básicamente, es un programa informático orientado a realizar las gestiones de contabilidad y facturación de manera digital, eliminando en la medida de lo posible la utilización de papel y las gestiones manuales por parte de los usuarios.
Normalmente, este tipo de programas cuenta con una interfaz bastante sencilla que se puede configurar de acuerdo a las necesidades de cada empresa. En el caso de las facturas, por ejemplo, se pueden personalizar las plantillas, elegir los conceptos que aparecerán en ellas e incluir el logo de la empresa, entre otras muchas cosas.
Siete ventajas de contar con un software de facturación
Los softwares de facturación y contabilidad tienen muchos beneficios para las empresas. La primera, y quizá la más importante, es la eliminación de papel y el almacenamiento de la información en formato digital. Pero no es la única. Veamos algunas de ellas.
Eliminación de errores humanos
En el ámbito empresarial, un error humano puede ser muy grave, especialmente cuando hablamos de las relaciones con las administraciones públicas. Una coma mal puesta, un número movido de lugar o un concepto incorrecto en una factura puede conducirnos a toda una espiral de errores que ponga en riesgo nuestra propia presencia como empresa.
Un buen software de facturación reduce de manera significativa estos riesgos, y la mayoría de transacciones se puede ejecutar de forma automática, especialmente los modelos de impuestos que periódicamente hay que presentar ante Hacienda.
Reducción de costes
Muchos empresarios argumentan que el precio de una licencia de software es algo que no pueden permitirse. Sin embargo, a largo plazo, el coste de no disponer de una de ellas puede acabar saliendo mucho más caro.
Es más, a día de hoy, existen licencias de programas gratuitas que cumplen de manera más que notable, especialmente para una empresa de reducida dimensión (EAE propone un listado de programas que cumplen muy bien con esta funcionalidad).
Además, un software de facturación y contabilidad elimina la necesidad de contratar contables y asesores. El programa lo hace prácticamente todo y conoce las circunstancias de cada compañía para adaptarse a cada realidad. No son necesarios grandes conocimientos financieros y podemos prescindir del coste que supone contratar a un profesional que nos ayude en esta área.
La información está en buenas manos
Una empresa que lleve su contabilidad y su facturación de forma manual corre el riesgo de perder toda esa información como consecuencia de una contingencia imprevista. Un accidente fortuito, como un incendio o una inundación, puede hacernos perder miles de horas de trabajo y buena parte de toda la información almacenada a lo largo de los últimos años.
Un buen programa informático salva todos estos problemas, sobre todo si la información se almacena en la nube. Nuestros datos están a buen recaudo, centralizados en un servidor, por lo que el riesgo de perder toda la información es mínimo, especialmente si se realizan copias de seguridad periódicas.
Estar al día de los nuevos cambios normativos
Por norma general, los programas informáticos empresariales suelen actualizarse de acuerdo a las nuevos cambios legislativos en materia tributaria. No tenemos que preocuparnos por nada; la herramienta adapta la información contable y la facturación a los nuevos modelos tributarios.
No disponer de una aplicación de este tipo nos obligaría a estar al día de todas las novedades legislativas, algo muy complicado que además nos quitaría mucho tiempo. Además, corremos el riesgo de no cumplir en tiempo y forma con las administraciones públicas, lo que podría acarrearnos más de un disgusto.
Un mayor control sobre nuestros estados financieros
Disponer de un buen software de contabilidad y facturación es equivalente a contratar un buen asesor financiero. Los datos disponibles permiten extraer conclusiones sobre la situación patrimonial de la empresa, emitir informes sobre su solvencia o planificar presupuestos a largo plazo, entre otras muchas cosas, lo que ayuda a tomar las mejores decisiones.
Además, muchos softwares de contabilidad facilitan la creación de informes específicos que luego se pueden presentar a los socios y otras personas interesadas en la marcha de la compañía.
Mayor seguridad y confidencialidad de los datos
Una solución digital no es interesante si no está provista de un sistema de seguridad a prueba de ataques informáticos. La información financiera es muy sensible y confidencial y, por tanto, potencialmente atacable por agentes externos.
Sin embargo, hoy en día, cualquier aplicación tiene un sistema de seguridad lo bastante eficiente como para poder confiar en su fiabilidad.
Gran variedad de programas con diferentes precios
Actualmente, existe una enorme variedad de programas de este tipo. Hay diferentes opciones en el mercado, con distintas características y posibilidades y, por lo tanto, con una amplia gama de precios. Los hay incluso gratuitos (como Contasimple o el programa de gestión de facturación electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo) y no por ello de peor calidad que el resto de sus competidores.
Los precios pueden oscilar mucho. No es lo mismo un software que simplemente lleve nuestra facturación y contabilidad que un gran ERP con el que, además, podamos llevar las nóminas de nuestros empleados y toda la logística. El coste de cada licencia depende de las opciones disponibles. En cualquier caso, cada días son más asequibles y adaptados a las necesidades de cada empresa.
