La digitalización de las empresas y de la Administración ha provocado que muchos trámites que hasta hace poco se hacían en papel actualmente se completen por vía telemática. La emisión de facturas es uno de esos procedimientos administrativos que ya se puede ejecutar íntegramente de forma digital. Pero, ¿cómo se hace una factura electrónica?
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un archivo digital que cumple la misma función que las facturas tradicionales en papel. Es decir, es un documento que sirve como justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios. Los efectos legales de una factura electrónica son los mismos que los de una factura en papel. La única diferencia entre ambos tipos de facturas es que la electrónica se expide y se envía en formato digital.
Es, al fin y al cabo, una alternativa legal a la factura en papel. La única condición para justificar una transacción comercial con una factura electrónica es que las dos partes estén de acuerdo en utilizar este formato.
¿En qué casos se utiliza una factura electrónica?
Desde el año 2015, cualquier empresa que haga negocios con la Administración Pública tiene la obligación de presentar las facturas de forma electrónica.
Cuando se trata de una operación entre dos empresas privadas, el uso de la factura electrónica es opcional y solo se utilizará si las dos partes lo aprueban.
¿Qué se necesita para emitir una factura electrónica?
Para la emisión de la factura electrónica, es necesario poseer una firma electrónica para verificar la identidad. A su vez, para poder tener una firma electrónica es necesario disponer de un certificado digital o documento nacional de identidad (DNI) electrónico, gracias al cual se puede comprobar la identidad del firmante. Sin estos documentos digitales no es posible emitir una factura electrónica válida.
Tipos de factura electrónica
Hay que distinguir entre dos clases de factura electrónica según su estructura y formato:
- Estructuradas. Son aquellas que siguen una estructura predeterminada y que son generadas de forma automática por un sistema informático. Al tener una estructura clara, estas facturas pueden ser registradas y archivadas automáticamente por los sistemas de contabilidad del receptor. En este tipo de facturas se agrupan aquellas generadas por el código informático XML, como UBL o Facturae, o EDIFACT.
- No estructuradas. Son las facturas electrónicas de elaboración manual. Puede tratarse, por ejemplo, de un archivo en formato PDF o JPG que no está elaborado con un lenguaje informático estandarizado. El emisor de las facturas debe elaborarlas por sí mismo, mientras que el receptor no podrá esperar que un sistema informático las tramite de forma automática. Las facturas electrónicas no estructuradas, al ser imposible su tramitación automática, suponen invertir más tiempo y esfuerzo.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
La elaboración de una factura electrónica será distinta en función de si se trata de una estructurada o no estructurada. En el caso de las estructuradas, lo habitual es disponer de un programa informático que genere las facturas automáticamente. El emisor solo deberá introducir los datos específicos de cada factura: la empresa destinataria de la factura, el importe de la misma y la fecha de emisión.
Si se trata de una factura electrónica no estructurada, será necesario elaborarla manualmente con un procesador de textos, una tabla de Excel o un editor de fotos.
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Ventajas de la factura electrónica
- Reducir los costes en papel, impresión y envío postal de las facturas.
- Ahorrar tiempo y trabajo con la generación automática de facturas electrónicas.
- Reducir los errores humanos en la elaboración de las facturas.
- Facilita la automatización y la mecanización de toda la información sobre las operaciones de la empresa.
- Al no tener que imprimir las facturas y almacenarlas en papel, se puede ahorrar espacio en la oficina.
- Acortar los ciclos de tramitación de las facturas, lo que a su vez permite cobrar antes.
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