Un certificado digital es una identificación oficial que permite a las empresas autenticarse en las sedes electrónicas de las Administraciones Públicas, realizar trámites online y poder firmar documentos con carácter legal. El uso del certificado digital permite a una compañía ahorrar tiempo y dinero en sus relaciones con la Administración, otorga seguridad a cualquier firma digital y garantiza su validez jurídica. Aunque se trata de una herramienta que lleva muchos años disponible, su uso se ha generalizado a raíz de la pandemia de la COVID-19 y el impulso de la digitalización de las pequeñas y medianas empresas (pymes).
¿Para qué sirve un certificado digital de empresa?
Un certificado digital de empresa es un fichero informático respaldado por la Administración en el que figuran los datos identificativos de la compañía autenticados por Hacienda y por la Seguridad Social. Para un autónomo o una pyme, disponer de esta herramienta electrónica permite llevar a cabo de manera ágil operaciones como la firma de documentos, el pago de impuestos o la tramitación de subvenciones.
Además de con Hacienda y con la Seguridad Social el certificado digital es válido para hacer gestiones con otras instituciones como los ministerios, el Banco de España, el Tesoro Público o la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), entre otras.
Entre los trámites más habituales que se llevan a cabo con el certificado digital, cabe destacar:
- La presentación de los modelos trimestrales y anuales de liquidación de impuestos.
- La consulta y la solicitud de ayudas públicas.
- La firma electrónica de documentos y formularios oficiales.
- La presentación de recursos, reclamos o solicitudes de aplazamiento.
- La consulta de multas y de notificaciones oficiales.
- El alta o la baja laboral de trabajadores.
- Los cambios de domicilio fiscal.
Tipos de certificado digital
Existen distintas clases de certificados digitales según el tipo de empresa:
- Certificado de representante de administrador único o solidario. Destinado a sociedades anónimas o limitadas que tengan un único administrador o que, en el caso de haber varios, solo uno de ellos sea solidario.
- Certificado de representante de persona jurídica. Para aquellas sociedades anónimas y limitadas que sean mancomunadas, así como para las sociedades colectivas, las comanditarias, las cooperativas o las asociaciones.
- Certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica. Dirigido a sociedades que, aún careciendo de personalidad jurídica, deban cumplir con algún tipo de obligación tributaria. Es el caso de, por ejemplo, las uniones temporales de empresas, las comunidades de bienes o las comunidades de propietarios.
¿Cómo se solicita el certificado digital?
El certificado digital se solicita desde la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), a la que se debe acceder con el ordenador con el que se vayan a hacer los futuros trámites. El usuario debe escoger el tipo de certificado digital y aportar sus datos personales (nombre, apellidos y DNI), una dirección de correo electrónico y el CIF de la sociedad representada.
Una vez completado el proceso y pagadas las tasas, desde la misma página web se puede descargar e instalar el certificado digital. La FNMT recomienda hacer una copia de seguridad del archivo. De lo contrario, y en caso de extravío, será necesario volver a pagar para obtener un nuevo certificado.
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