En momentos de incertidumbre es habitual que aumente el nivel de impagos totales o parciales de facturas por parte de las empresas. Esto se agrava en coyunturas como la actual, en la que la inflación aumenta los costes de producción de las organizaciones y altera el equilibrio entre oferta y demanda en una economía de mercado. Por ello, es fundamental conocer el procedimiento que se puede seguir para recuperar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) que se ha repercutido en las facturas emitidas, y que una empresa ya ha ingresado en Hacienda pero que no ha cobrado.
¿Qué se considera una factura no cobrada?
Para que cualquier empresa funcione correctamente, es fundamental que aumenten los ingresos y se reduzcan los gastos. De cara a conseguir lo segundo, uno de los aspectos clave es que se pueda recuperar en el menor tiempo posible el IVA de las facturas impagadas y que esa liquidez se pueda destinar a otras actividades o inversiones.
Desde un punto de vista legal, la recuperación del IVA de las facturas no cobradas es igual a la de los créditos incobrables, en donde se indica que la base imponible del impuesto se puede reducir si los créditos que corresponden a las cuotas repercutidas son total o parcialmente incobrables. Para que un crédito se considere incobrable se han de dar las siguientes circunstancias:
- Ha transcurrido un año desde el devengo del impuesto repercutido sin que se haya obtenido el cobro del crédito correspondiente.
- Este hecho se ha recogido en los libros de registro fiscales y contables que exige la ley en relación al pago del IVA.
- La base imponible, IVA excluido, es superior a los 300 euros.
- El acreedor ha solicitado formalmente su cobro al deudor a través de una reclamación judicial o por medio de un requerimiento notarial. La Ley de Enjuiciamiento Civil señala que la principal vía para solicitar este tipo de deudas a un tercero es a través del procedimiento monitorio, que consiste en la reclamación por la vía civil del pago de deudas líquidas, vencidas y exigibles, de una manera más rápida y ágil que a través de otros mecanismos, ya que, por ejemplo, la empresa acreedora no necesita abogado ni procurador.
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Pasos para recuperar el IVA de facturas no cobradas
Si una empresa ya ha liquidado el IVA de una factura que cree fehacientemente que no va a cobrar y cumple con los requisitos anteriores, para recuperarlo debe llevar a cabo tres pasos:
- Emitir una factura rectificativa que sirva para anular la factura que, en su día, emitió al deudor.
- Reclamar judicial o notarialmente la factura impagada. Habitualmente, para importes inferiores a 250.000 euros, a la empresa acreedora le es suficiente con acudir a una notaría y aportar los datos relativos a la deuda en los tres meses siguientes de haberse considerado como incobrable.
- Remitir a Hacienda la factura rectificativa.
Una factura rectificativa es un documento legal que sirve para modificar otra factura previamente emitida. Su principal razón de ser es la de corregir un error que se ha podido producir en algunos de los datos que recoge, como su importe, la fecha o los datos del emisor o del receptor. En el caso de una factura no cobrada, sirve para constatar que no se ha recibido el pago, por lo que permite sustentar el proceso de recuperación del IVA por parte de la empresa acreedora.
Una factura rectificativa tiene que cumplir con los mismos requisitos formales que cualquier otra factura que emite una entidad, incluyendo además los datos identificativos de la factura original que corrige. Por ello, en el encabezado debe figurar y hacerse constar que se trata de una ‘Factura rectificativa’.
Cuándo iniciar el proceso de recuperación del IVA
De acuerdo a la ley, una empresa debe realizar la factura rectificativa durante los tres meses siguientes a que haya expirado el plazo de un año desde que se repercutiera el IVA en una factura a un tercero sin que esta se haya abonado.
Además, hay que realizar la correspondiente comunicación formal a la Agencia Tributaria en los 30 días siguientes desde que se emita la factura rectificativa. Si el deudor se encuentra en situación de concurso de acreedores, este plazo aumenta a dos meses desde la fecha en la que la entidad haya entrado en concurso.
Cuando se remita la factura rectificativa a Hacienda, también es necesario aportar el justificante que acredite que se ha instado el cobro mediante una reclamación judicial o notarial.
Finalmente, es preciso que la empresa refleje en su liquidación mensual o trimestral del IVA la reducción de la base imponible correspondiente al IVA que no ha cobrado.
En cualquier caso, contar con el apoyo de un gestor del banco antes de iniciar un proceso de recuperación del IVA de las facturas no cobradas es clave, ya que podrá resolver cualquier duda y aconsejar qué es lo más adecuado para la situación de una empresa.
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