Hasta hace poco tiempo, la automatización de los procesos empresariales suponía un obstáculo para muchas compañías debido al desconocimiento de la existencia de las herramientas digitales. Ahora, el aumento de la digitalización abre un abanico de posibilidades para que las empresas puedan gestionar su contabilidad de forma automatizada y sencilla, controlar la rentabilidad del negocio y poder calcular su crecimiento. Para ello, Microsoft Excel cuenta con plantillas que suponen una alternativa para que las organizaciones controlen sus gastos y sus ingresos, entre otras cosas.
Microsoft Excel es una aplicación desarrollada para realizar cálculos o diseñar gráficos y tablas. Se trata de una herramienta fácil e intuitiva en la que solamente es necesario añadir los datos e indicar la fórmula que se tenga que llevar a cabo para que el propio algoritmo realice la operación.
Además, Microsoft Excel cuenta con algunas de las plantillas más utilizadas por las empresas y los autónomos, con las fórmulas ya establecidas para que el empresario solo tenga que descargarlas e incluir los datos necesarios. Aquí se exponen siete ejemplos de plantillas que toda compañía debería tener para optimizar el control de las cuentas de su negocio:
Estado de la situación patrimonial de la empresa
El estado patrimonial es un informe financiero que aporta detalles del activo, del pasivo y del patrimonio neto de la empresa.
En esta plantilla, se pueden completar todos los elementos de cada uno de estos estados patrimoniales junto con sus valores correspondientes. Además, el software avisa al usuario en caso de que la suma de todo el activo no sea igual a la suma del patrimonio neto más el pasivo, una regla básica en contabilidad.
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Conciliación bancaria
El registro de la actividad de una empresa está controlado tanto por el empresario como por el gestor de confianza de la entidad bancaria, por lo que la comunicación entre ambos es clave. Diariamente hay movimientos en las cuentas bancarias debido al flujo de cobros y pagos propios de cada actividad. Aun así, no siempre coincide el saldo de las cuentas bancarias con el importe de la tesorería de la empresa. Por eso, es fundamental contrastar estos datos y completar la información contable de forma adecuada. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Microsoft Excel cuenta con una plantilla que permite registrar los movimientos de entrada y de salida que se efectúan con el banco, y obtener el saldo neto.
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Modelo simple de factura
La factura es uno de los documentos más importantes de cualquier negocio, ya que manifiesta que se ha producido una transacción mercantil y, además, tiene validez legal y fiscal. Con un modelo simple de factura, se acreditan todas las operaciones comerciales. A través de una única hoja de Excel y realizando algunas modificaciones sobre este modelo simple para adaptarla a la empresa, es posible configurar un software de facturación.
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Ratios financieras
Las ratios financieras ayudan a evaluar el estado financiero general de la compañía. A pesar de no ser una información obligatoria, es recomendable conocer algunas ratios importantes como el fondo de maniobra, para calcular la capacidad de la empresa para atender sus obligaciones a corto plazo; la ratio de endeudamiento, que indica la salud de la organización en relación a su deuda, o la ratio de autonomía, que da una muestra del nivel de fondos propios.
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Flujo de caja
El correcto control del flujo de caja es uno de los grandes desafíos de cualquier empresa. El objetivo es comprobar cuáles son los cobros y los pagos que se producen diariamente. Una plantilla sobre flujos de caja permite al responsable de tesorería poner un límite mínimo y uno máximo que debería tener el saldo para evitar problemas financieros, advirtiéndole cuando no se respeta esta regla (por ejemplo, si los intereses de la deuda se disparan).
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Amortización de la deuda
Al contraer una deuda, ya sea una empresa o un particular, es importante conocer cuánto se debe pagar en concepto de intereses y de capital en cada cuota. Esta información viene reflejada en el cuadro de amortización. Con una plantilla de Excel se puede calcular la devolución del préstamo a través de los sistemas de amortización francés y alemán. El usuario tiene que introducir el tipo de interés, el plazo, el capital inicial y el número de pagos por año, y esta herramienta refleja el cuadro de amortización completo.
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Presupuesto anual
Las compañías tienen que elaborar una planificación de ingresos y de gastos para futuros periodos y ejercicios con el fin de controlar si las previsiones se cumplen. Excel cuenta con plantillas en las que se pueden detallar los ingresos y los gastos para que la propia herramienta calcule la desviación entre lo planeado y lo sucedido, desde el nivel más bajo de detalle hasta el total general.
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