El posponer tareas de forma continuada se ha convertido en un serio problema para la productividad de los empleados. Para combatirlo, lo mejor es seguir una serie de trucos y ayudarnos con 'apps' específicas.
Dejar para mañana lo que podrías hacer hoy: así podría resumirse el significado de procrastinar, el verbo que se ha convertido en el enemigo del rendimiento y de la productividad en las empresas.
Procrastinación viene del latín procrastinare, postergar hasta mañana; y el verbo griego akrasia, es decir, hacer algo en contra de nuestro beneficio. Entre esta mezcla de retardo de las tareas importantes y autosabotaje se encuentra la procrastinación, una acción que tiene consecuencias en nuestro rendimiento laboral y a nivel emocional. Por suerte, hay muchas herramientas que nos pueden ayudar a evitar este comportamiento y gracias a ciertas aplicaciones para smartphones, luchar contra la procrastinación es cada vez más fácil.
El procrastinador se caracteriza por aplazar de forma consciente un quehacer, sabiendo que es una mala idea porque tendrá un efecto negativo en el futuro y, aun así, continúa postergándolo.
Este comportamiento nace como bloqueo ante una serie de emociones que nos despiertan determinadas responsabilidades (inseguridad, frustración, ansiedad, aburrimiento, etc.). En realidad, actuamos así porque creemos que mañana será un mejor momento para realizar lo que no nos apetece en ese momento.
El procrastinador siempre pasa por tres etapas: la actividad encomendada genera incomodidad y ansiedad; se intenta cubrir ese tiempo que deberíamos dedicar a la realización de la tarea con otra actividad no prioritaria (como mirar el móvil); y, por último, una voz interior intenta justificar este comportamiento con excusas.
Claves para combatir la procrastinación
- Marcarse fechas de entrega a corto plazo. Esto nos motivará a continuar con el trabajo, que dividiremos en pequeñas tareas, y reducirá la sensación de agobio.
- Alterna tareas. Muchas veces procrastinamos por aburrimiento, por lo que si combinamos distintas actividades no tendremos la sensación de estar realizando algo tedioso.
- La energía como guía. En vez de realizar las tareas por orden de entrega, ¿por qué no organizarlas dependiendo de la energía que tengamos a lo largo de la jornada? Si trabajamos mejor nada más empezar el día, podemos aprovechar para quitarnos de encima lo más prioritario, y viceversa.
- El móvil, alejado. Además de evitar las pequeñas distracciones, hay que fijarse en el smartphone, que deberemos guardar en un cajón o situarlo en un punto donde nos suponga un esfuerzo consultarlo. Aunque si contamos con algunas aplicaciones aliadas como las que se detallan un poco más abajo, el móvil se convierte en una herramienta más para luchar contra la procrastinación.
- Regla de dos minutos. De acuerdo con el libro Getting Things Done, de David Allen (Penguin Books, 2001), este sistema de gestión es muy eficaz. Se basa en pensar que, si desempeñar la tarea requiere menos tiempo que planificarla, lo mejor es hacerla para cerrarla y ser más productivos.
Aplicaciones para ser más productivos
Sí, evitar el móvil es fundamental, pero no si contamos con estas aplicaciones.
- Forest (gratuita, disponible en Google Play y Apple Store): Esta app persigue una bonita iniciativa, ya que por cada tarea que hagamos, se planta un árbol. La gamificación es la clave de esta herramienta: se inicia un contador con el tiempo que pensamos destinar a una actividad y durante el que el móvil se bloquea para dejar crecer la planta; si abandonamos la tarea, el árbol morirá y habremos dejado un tronco reseco.
- Todoist (gratuita, disponible en Google Play y Apple Store): Tener todas las tareas organizadas en el móvil ahora es más sencillo que nunca. Con esta app podremos aplicar colores, etiquetas, orden de prioridades e incluso dividir las actividades en a largo y corto plazo. Además, se puede añadir contenido multimedia, comentarios e invitar a otros usuarios.
- Google Calendar (gratuita, disponible en Google Play): Si trabajamos con Gmail, Google Calendar es perfecta para combinar los correos y dividir los quehaceres a lo largo de la semana, el mes y el año. Las categorías y los colores clasifican de forma visual y clara.
- Headspace (gratuita, disponible en Google Play y Apple Store): Desconectarse… mirando el móvil. Sí, Headspace ofrece ejercicios de meditación para que la mente respire y se olvide del estrés de ciertas tareas. Permite enviar reminders dependiendo de nuestra agenda.
- Focus Lock (gratuita, disponible en Google Play): Usar el móvil para trabajar es muy común, pero consultar el correo alternándolo con el Candy Crush, es un problema. Para eso, Focuslock bloquea determinadas apps durante un tiempo sin afectar al funcionamiento normal del smartphone.
