Cuando iniciamos una actividad laboral, ya sea una pyme o una startup tenemos que contar con una serie de requisitos para ponerla en marcha. Uno de ellos es el software de gestión, es decir, el programa interno que vamos a utilizar para el desarrollo de nuestra empresa. Estos programas son una herramienta básica para el correcto funcionamiento del negocio, sirven para gestionar presupuestos, llevar la contabilidad, comunicarnos con el resto de miembros de la empresa y también para informarnos.
Hay muchos tipos de programas, dependen de las necesidades de cada empresa, por tanto, no existe uno mejor, porque lo que para unos es importante para otros puede pasar desapercibido. Por ese motivo, tenemos que averiguar cuáles son nuestras necesidades para seleccionar el que mejor se adapte a nosotros. En algunos casos hay empresas con sedes en ciudades distintas y los empleados han de tener facilidad para comunicarse, o en otros casos, una empresa puede necesitar servidores potentes para soportar el peso de sus operaciones.
Existen varios tipos de programas, por una parte, están los que tienen un software estándar, es decir, programas que ya están diseñados y que no se pueden modificar. La ventaja es el precio, son más baratos, pero puede que no se adapten al 100% a las exigencias del negocio. En el extremo opuesto está el software a medida, programas que se diseñan a encargo, teniendo en cuenta una serie de parámetros. Son mucho más costosos que los estándares, y dependen de la empresa que los desarrolle. El resultado es muy satisfactorio. En el punto medio está el parametrizado, que es un software estándar pero adaptado a ciertas funciones concretas.
Estos programas de gestión pueden ser locales o estar en la nube. La gestión local es la elegida para empresas sin mucho movimiento, cuya actividad se desarrolla dentro de la propia oficina. El software en la nube se puede utilizar desde cualquier lugar con una conexión a Internet, por ello es el preferido para las empresas que requieren viajes, salidas o que simplemente tienen una política de mayor conciliación y horarios más flexibles.
Hay muchos programas de gestión, estos son algunos ejemplos, dependiendo del tipo de sector:
1. Gestión comercial. Para este tipo de negocios se suelen utilizar programas que permitan elaborar presupuestos, hacer inventarios, personalizar documentos, pagos a proveedores, etc. Además, es importante contar con una herramienta que permita la atención al cliente. Hay varios programas que desarrollan estas funciones:
- Gestpyme. Es muy completo, permite gestionar compras y ventas, y organiza la logística y las finanzas de la empresa. Es fácil de usar y es compatible con Windows y Mac.
- SockBase POS: es ideal para comercios, permite controlar el stock, elaborar listados de precios, hacer transacciones bancarias y elaborar facturas y recibos. La ventaja es que es gratuito y fácil de usar.
2. Empresas de transporte y logística. Para las pymes relacionadas con cadenas de suministros y transporte de cualquier tipo, ya sea terrestre, marítimo o aéreo, hay varias opciones:
- SQL Pyme, es un software de logística muy completo. Es útil tanto para el sistema de vigilancia, el proceso de producción, y la gestión de los pedidos.
- Geinfor: es muy recomendable. Optimiza la producción, gestiona los almacenes y controla la logística. También, ofrece opciones para realizar controles de calidad, finanzas y tareas de administración.
3. Recursos humanos. Todas las empresas necesitan gestionar su capital humano. Una gestión adecuada ahorrará costes a la empresa, evitará la rotación y fomentará el talento. Existen varios programas de gestión:
- Endalia: Consta de 15 módulos que se pueden ir modificando. Con este programa se pueden asignar funciones, digitalizar expedientes, hacer presupuestos, calcular el coste de personal y crear reglas de incrementos salariales. Además, permite calcular nóminas según categorías salariales, incapacidad temporal y cuotas a la Seguridad Social. También permite gestionar horarios.
- Cazanne HR, este software opera a través de la nube, por lo que se puede utilizar en cualquier lugar. Permite realizar controles de ausencia por enfermedad o vacaciones, permisos o bajas de maternidad y paternidad, gestionar horarios y nóminas. Este programa tiene un módulo en el que los empleados pueden adjuntar sus facturas de gastos, recibos o justificantes.
4. Inmobiliarias. Hay una gran variedad de software para las empresas relacionadas con el sector imobiliario. Estos programas son muy amplios y abarcan desde gestión comercial hasta la financiera.
- Prinex. Con este programa se pueden elaborar estudios de viabilidad económica, control de préstamos, tesorería, presupuestos, alquileres y ventas de inmuebles, etc. El programa está configurado como una estructura modular y cada módulo gestiona una serie de parámetros. Hay un módulo para gestionar las cuentas, otro para llevar el seguimiento de los arrendamientos y otro para controlar el blanqueo de capitales, etc.
- Mobilia. Este programa organiza de manera integral un negocio inmobiliario. Trabaja en la captación y seguimiento de clientes, labores de marketing, visitas, gestión documental, publicación de anuncios en los distintos portales. Además, permite gestionar la página web de la empresa, con un diseño original y diferente.
Existen gran cantidad de programas de gestión, depende de los medios que necesitemos y del presupuesto que podamos invertir. Antes de seleccionar uno, es necesario hacer un estudio detallado de lo que necesitamos, dependiendo del tipo de empresa y de la función o producto que vendamos.
