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Webinar y otras alternativas para adaptar tu evento al entorno digital

Las medidas para paliar la COVID-19 se han llevado por delante los congresos claves, obligando al sector a reinventarse en el entorno digital

Si hay un sector que se ha visto afectado de forma directa por la crisis sanitaria del coronavirus, ese es el de los eventos. Todo comenzó con la cancelación del Mobile World Congress, programado para celebrarse en Barcelona entre el 24 y el 27 de febrero, que se aceleró por la caída en cascada del calendario de actividades de las grandes compañías tecnológicas. Una decisión que, sin saberlo, ya estaba marcando el incierto futuro al que ahora se enfrenta el colectivo de ferias comerciales.

El coronavirus ha provocado la cancelación de grandes eventos internacionales como la Feria Internacional de Turismo de Berlín y el Salón del Automóvil de Ginebra, además de paralizar Alimentaria, en la Ciudad Condal, y la actividad en la madrileña Ifema.

Las medidas de higiene y seguridad que se deben tomar para frenar la expansión del virus, como evitar aglomeraciones, el contacto físico y respetar una distancia de entre 1,5 y 2 metros, han hecho casi imposible la celebración de multitud de citas previstas para este primer y segundo trimestre de 2020. De hecho, la COVID-19 ya ha supuesto la cancelación o el aplazamiento de más de 190 ferias y 270 congresos en el país y en Europa las cifras alcanzan las más de 3.300 ferias, con unas pérdidas estimadas hasta finales de junio de hasta 28.800 millones de euros.

Estos son los datos que han facilitado la Asociación de Ferias Españolas (AFE) y la Asociación de Palacios de Congresos de España (APCE), unidas para hacer frente a una crisis que amenaza al sector y ante la que exigen la creación de un paquete de ayudas que les impulse a afrontar esta complicada realidad. Ambas representan a los principales recintos, organizaciones de ferias comerciales y palacios de congresos españoles.

Tanto la AFE como la APCE recuerdan que su actividad es un “motor de crecimiento de muchos sectores y de tracción de negocio internacional” cuyo cese puede provocar un “efecto dominó” en otros sectores que dependen indirectamente de los mismos.

Bajo esta premisa funciona Grupo Eventoplus, un conjunto de medios dedicados al sector de los eventos empresariales y del sector MICE (meetings, incentivos, congresos y exposiciones). Desde el grupo explican cómo están viviendo la nueva realidad: “El nuestro ha sido el primer sector en entrar en crisis y, probablemente, sea el último en salir cuando la situación sanitaria esté absolutamente bajo control y las empresas se atrevan de nuevo a reunirse, mientras que otros ámbitos económicos irán recuperándose poco a poco”.

Por este motivo, el grupo ha lanzado una campaña de comunicación que estimula el sentimiento de pertenencia al sector y a todos sus profesionales. Usando el hashtag #SomosEventos, un total de 2.245 empresas y profesionales autónomos se han unido para reclamar soluciones a una actividad que en España, calculan, “supone más de 15.000 millones de euros de impacto y más de 200.000 puestos de empleo”.

Cancelaciones e incertidumbre

La vuelta a la ‘nueva normalidad’ trae esperanza al sector de los eventos y también incertidumbre. Las condiciones de la vuelta al trabajo no serán las mismas y las empresas deberán someter a sus trabajadores e instalaciones a estrictas medidas de control de higiene, estableciendo nuevos protocolos que garanticen la seguridad de la feria para poder celebrarla.

“Es importante que se definan normas claras sobre cómo se podrán volver a organizar eventos: aforo legal, medidas de desinfección, distancias entre invitados, etc. Esto será complicado (la cercanía humana es importante en los eventos) pero el sector se muestra dispuesto a modificar sus formatos según lo que las normas permitan”, apuntan desde Grupo Eventoplus.

Medición de la temperatura, test rápidos a todo el personal, respetar el distanciamiento social, lavado de manos, entrada y salida del puesto de trabajo de forma escalonada y llevar mascarilla parece que pasarán a ser normas básicas en el sector de la organización de eventos.

Sin embargo, antes de preocuparse por el futuro, muchas empresas han visto cómo se veían forzadas a cancelar o posponer sus eventos, frustrando sus planes y sin saber qué ocurrirá a partir de ahora. “Las empresas quieren ser responsables y este tipo de decisiones han sido necesarias para no asumir riesgos de salud” y, desde Grupo Eventoplus, aconsejan que, para comunicar el aplazamiento o anulación del evento, lo primero de todo es “explicar bien la decisión. Luego, como siempre, volver a los objetivos y pensar en opciones”, como pueden ser:

  • Cambiar de fecha: Muchos eventos se han pospuesto para celebrarse en la temporada de septiembre a octubre, una alternativa esencial “si el componente de encuentro físico es realmente importante”.
  • Reformatear: Si bien lo más deseado es un evento de grandes dimensiones que impresione al público, “se hacen muchos eventos de pequeño formato que suponen obviamente mucho trabajo, pero también tienen ventajas de comunicación más directa e interactiva”, adaptándose a las más que previsibles limitaciones de aforo que la nueva situación impondrá.
  • Utilizar la comunicación online: Lo más factible e inmediato es dar el salto al mundo digital, aunque sin “prometer lo que no se podrá ofrecer”, ya que no hay que olvidar las limitaciones de este formato con respecto a un evento físico y experiencial.

Una adaptación tecnológica: Webinar y otras fórmulas

Las restricciones impuestas a los eventos multitudinarios y la obligación de respetar la distancia de seguridad interpersonal hacen muy complicado volver a organizar eventos a corto plazo de forma presencial, una situación ante la que la tecnología podría tener la respuesta.

En los últimos años se ha incrementado el uso y la implementación de la tecnología en la celebración de foros y congresos como una herramienta para maximizar la experiencia del público y, ahora, es la solución para adaptar los eventos.

Si se desea probar esta alternativa, Grupo Eventoplus advierte que en el mundo online se pueden hacer dos cosas: “Una difusión masiva pero poco interactiva (un ejemplo sería difundir un vídeo sin más), o encuentros mucho más pequeños y con interactividad. También hay que adaptar los formatos: en el entorno online todo tiene que ser mucho más rápido, hay que ir al grano”.

 

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Para mantener la esencia del directo, el streaming es la mejor tendencia tecnológica, ya que permite la interacción y el seguimiento en tiempo real de la celebración del evento en cuestión. Aunque nada puede suplir el contacto físico, esta opción puede amplificar la experiencia e incrementar su valor de emocionar, gracias a la magia del directo y a la simulación del cara a cara que ofrece.

Esta es una opción cada vez más elegida durante este confinamiento, prueba de ello es el incremento de la demanda de plataformas de vídeo en directo como Run The World, Wowza, Switcher Studio, Redstream y Hopin.

“En los eventos, el engagement y la participación de los asistentes son importantes, y para recrear esto existen plataformas que ofrecen eventos virtuales con avatares, aunque no hay nada que pueda sustituir todos los beneficios de verse cara-a-cara y experimentar a través de un avatar no es lo más natural todavía”, aconsejan desde Grupo Eventoplus.

A esta tendencia se ha sumado LinkedIn, que ha creado para sus usuarios una nueva opción: ‘Eventos de LinkedIn’. De acuerdo con la plataforma, esta permite “invitar a sus contactos de primer grado y gestionar eventos online”, donde se pueden compartir actualizaciones en tiempo real. Sin embargo, el entorno online se ha convertido en la mejor solución para dar respuestas en el contexto actual.

Aunque existen decenas de alternativas en el mundo digital, no hay que perder de vista que las posibilidades tecnológicas son limitadas con respecto a la verdadera experiencia que supone un evento físico, tal y como señalan desde Grupo Eventoplus: “Una experiencia online no es un evento, el impacto de comunicación, el componente experiencial y la puesta en escena no tienen nada que ver”.

Los webinars están tomando protagonismo como la nueva herramienta perfecta para la formación. Un webinar es una conferencia, curso, seminario o taller en formato vídeo que se imparte mediante la red, adaptándose al confinamiento sin renunciar a la interacción que se puede producir entre el emisor y el público, ya que es en directo.

Ya son muchas las webs que ofrecen este tipo de actividades y de las más diversas temáticas, desde cursos de cocina, hasta talleres ofrecidos por verdaderos expertos en marketing y comunicación para autónomos.

Un ejemplo representativo de esta adaptación sería el de las actividades de Sabadell Hub Empresa, espacio de relación y expansión empresarial situado en el centro de la ciudad de Valencia. “Hub Empresa cerró sus puertas de forma temporal con motivo de la COVID-19. Sin embargo, en estos momentos es más relevante que nunca para empresarios y profesionales pensar estratégicamente, contrastar ideas y adquirir nuevos conocimientos, por eso, temporalmente damos servicio a nuestros usuarios de forma online”, explica Lluís Pons, director de Marketing de Banco Sabadell. Tal y como se puede ver en la agenda, han adaptado los eventos que realizaban de forma presencial a webinars con contenido de utilidad para empresarios en estos momentos de crisis.

¿Cómo será el futuro?

La adaptación a la realidad pos-COVID-19 es incierta, pero desde el sector son optimistas: “Nadie duda de que la comunicación en vivo, los eventos, tengan un futuro brillante. Somos criaturas sociales y táctiles, los eventos forman parte de nuestra vida desde siempre, y esto no cambiará.

Pensamos que incluso ganarán protagonismo: cuanto más high tech, más high touch necesitamos”, aseguran desde Grupo Eventoplus.

Si algo sacará esta actividad de la crisis sanitaria es una mayor implementación del mundo digital como “complemento para la gente que no pueda asistir” y desde el sector creen que ahora “cada evento tendrá su componente presencial y su versión online”.

Pero en Grupo Eventoplus no pierden la esperanza: “Esta crisis ha afectado al sector eventos en su mejor momento, cuando las estrategias de marketing y de gestión del talento utilizaban ya los eventos como una herramienta muy estratégica. Volverán a tener este protagonismo, ¡los eventos son la comunicación absoluta!”.

Fotografía de Tyller Callahan y Glenn Carstens-Peters en Unsplash
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