Entre las principales preocupaciones de las pequeñas y medianas empresas (pymes) se encuentra el control de los gastos. Aunque lo cierto es que este control se focaliza en las grandes partidas, hay que tener en cuenta también los denominados gastos hormiga. Los gastos hormiga son pequeños gastos que, de manera individual, no suponen apenas dinero pero que, en conjunto, pueden implicar un gran esfuerzo para cualquier presupuesto. Si no se limitan adecuadamente, es probable que terminen afectando a la contabilidad del negocio. En casos extremos, la suma de todos ellos puede llegar a suponer alrededor de un 10% del gasto mensual total de una empresa. Las auditorías periódicas y una buena organización financiera son las mejores soluciones para controlarlos.
¿Cómo identificar los gastos hormiga en mi empresa?
Aunque existe un amplio abanico de gastos hormiga, la mayoría de ellos comparten unas características similares:
- Se realizan cada día o con una periodicidad fija, como por ejemplo, un mes.
- Su impacto unitario en la cuenta de resultados de la empresa es muy pequeño.
- Es posible prescindir de ellos o, al menos, pueden sustituirse por otros complementarios que aportan un servicio similar.
- No están asignados a ningún departamento de la compañía y son realizados con carácter general por cualquier empleado.
- No aparecen detallados en los presupuestos anuales de la empresa.
Recomendaciones para acabar con los gastos hormiga
La herramienta fundamental con la que cuentan los gestores de una pyme para identificar y eliminar los gastos hormiga es la del plan de control de gastos. A través de este, se auditan y analizan todos los gastos que soporta la empresa, imputando cada uno de ellos a un departamento, a un proyecto o a una actividad determinada. Para conseguir que un informe de estas características tenga éxito debe contar con la implicación de todas las personas que ejercen alguna responsabilidad dentro de la entidad, de manera que se pueda ordenar y justificar cada partida de gasto.
Otra recomendación es asignar presupuestos cerrados a cada proyecto, de manera que siempre que se supere el límite haya que auditar y validar cualquier incremento de capital. También es bastante habitual que estas tareas de verificación contable se deleguen en un tercero externo para buscar la mayor objetividad posible.
La tecnología puede jugar un papel fundamental para que se obtengan los resultados más fiables posibles en un plan de control de gastos. En este sentido, la banca digital permite a las empresas y a los autónomos realizar cualquier operación desde un dispositivo conectado, a través de la página web del banco o por medio de la app. Por ejemplo, es posible consultar el saldo y verificar los movimientos de las cuentas, lo que facilita la identificación de posibles gastos hormiga. Incluso se pueden categorizar los gastos y rastrear aquellos que son prescindibles y que se hayan producido en el pasado para intentar reducir su impacto financiero.
Otros mecanismos de ahorro en una pyme
- Realizar una gestión financiera a largo plazo, de modo que se planifiquen con antelación los gastos más relevantes (alquiler de oficina, adquisición de materia prima o contratación de personal, por ejemplo) o el coste de las inversiones.
- Reducir los gastos administrativos apostando por una mayor digitalización, en especial, de aquellas tareas que sean repetitivas y en las que la gestión humana aporte poco valor, como el cómputo de gastos o de facturas en un proyecto.
- Identificar ayudas públicas o bonificaciones a las que pueda acogerse la compañía. Por ejemplo, dentro de las convocatorias del fondo europeo Next Generation EU hay muchas que tienen como foco las pymes, como es el caso del Programa Kit Digital.
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En cualquier caso, es clave contar con el asesoramiento profesional de un gestor del banco ya que puede aconsejar sobre cómo optimizar la gestión del presupuesto empresarial y acompañar en los procesos de financiación y de acceso a ayudas.
¿Quieres que un experto te aconseje sin ningún tipo de compromiso sobre qué le conviene más a tu empresa? Déjate asesorar por un especialista.
