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Qué obligaciones tiene una sociedad sin actividad

28/01/2021

La ley prevé una serie de responsabilidades para los administradores de cualquier sociedad, con independencia de su situación. Su incumplimiento puede traer consigo una serie de sanciones económicas que pueden ser de una envergadura considerable.

Aunque pueda sonar extraño, es habitual que un empresario decida cesar la actividad económica de una sociedad sin proceder a su disolución. Esto sucede, por ejemplo, si pretende iniciar otro proyecto de negocio con nuevos socios pero prefiere mantener una entidad propia por si, en el futuro, vuelve a necesitarla. Esta fórmula, desde el punto de vista jurídico, se conoce como sociedad inactiva, y se caracteriza por dejar esta en una especie de letargo a la espera de que, dentro de un tiempo, vuelva a ser reactivada o, por el contrario, se liquide definitivamente.

En una situación de crisis económica como la actual provocada por la pandemia de la COVID-19, es probable que muchas empresas afronten situaciones difíciles de caída en los ingresos, que les impida poder hacer frente a sus obligaciones financieras con sus proveedores, con las entidades financieras o con la propia Administración. Ante esta tesitura, los administradores, para evitar tomar la decisión de liquidar y disolver una sociedad, pueden optar por declararla inactiva.

Sin embargo, aunque dejar una sociedad inactiva o ‘dormida’ es bastante sencillo en cuanto a sus trámites burocráticos, tiene el problema de que sigue conllevando una serie de obligaciones tributarias que hay que conocer, puesto que, en el caso de no llevarlas a cabo, pueden conllevar repercusiones para los socios en forma de una sanción administrativa. Además, disolver una sociedad supone una serie de gastos y de actos jurídicos que algunos empresarios prefieren evitar.

Dejar una sociedad como inactiva es sencillo en cuanto a los trámites burocráticos, pero conlleva obligaciones tributarias que traen consigo sanciones si no se cumplen

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Tema prioritario para Hacienda

En los últimos Planes Anuales publicados por la Agencia Tributaria, uno de los temas identificados como más relevantes para conseguir este propósito por parte de la Agencia Tributaria ha sido el de las empresas inactivas ‘fantasmas’, haciendo una distinción entre las sociedades inactivas de facto que, antaño, tuvieron un volumen de facturación relevante, y aquellas pequeñas sociedades que, en algunos casos, apenas han tenido alguna actividad desde su creación.

En especial, el foco está puesto en las primeras, que, por sus dimensiones, pueden dar lugar, según se recoge en la Resolución de 11 de enero de 2019 de la Dirección General de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, a “técnicas de ocultación del patrimonio, creando apariencias de insolvencia, mediante el diseño de fraudes complejos difíciles de atajar”.

Sus principales obligaciones

Una vez que se decide dejar una sociedad inactiva, el primer paso es comunicarlo a Hacienda mediante la presentación del modelo 036. En concreto, en la casilla 140 de este documento se debe ratificar que se dejan de ejercer actividades empresariales y profesionales con la entidad. También, se debe confirmar la fecha oficial de cese de actividad que, en la práctica, significará que ya no será posible, por ejemplo, emitir facturas o deducir gastos.

Tras haber hecho oficial la nueva situación de la sociedad, es muy importante recordar que se tiene que continuar presentando cada año el Impuesto sobre Sociedades. A pesar de que no se haya realizado ningún movimiento durante el ejercicio, es necesario cumplimentar el balance y, si se ha producido algún movimiento, también, la cuenta de resultados. Además, si se debe practicar alguna clase de retenciones, por ejemplo, por alquileres o en relación a los trabajadores, es imprescindible añadir un resumen anual de los mismos.

A pesar de que no se hayan realizado movimientos durante el ejercicio, es obligatorio presentar el Impuesto sobre Sociedades y registrar sus cuentas anuales

Desde el punto de vista de la contabilidad, las responsabilidades no terminan ahí, puesto que hay que formular las cuentas anuales para su ratificación en la Junta General, depositar las cuentas de cada ejercicio en el Registro Mercantil (dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, junto con un informe de gestión que incluya la firma del administrador), llevar la contabilidad actualizada y legalizar los libros de cuentas. No depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil puede conllevar una multa económica, a pesar de que la sociedad esté inactiva, de entre 1.200 euros y 60.000 euros.

Qué hacer si se es administrador

Como se ha visto, una sociedad inactiva sigue manteniendo una serie de obligaciones no solo ante Hacienda, sino, también, ante el Registro Mercantil y ante la Seguridad Social, además de, por supuesto, ante sus socios y sus posibles acreedores. Por ello, lo más urgente que debe hacer su administrador es comunicar la nueva situación de la entidad en Junta General, incluyendo una propuesta de acciones a realizar para que todo esté perfectamente en regla.

De acuerdo a la legislación vigente (Real Decreto Legislativo 1/2010), una sociedad puede permanecer inactiva durante un año, incurriendo, desde entonces, en causas de disolución que, en caso de no llevarse a cabo, puede traer consigo una serie de responsabilidades económicas para el administrador, que tendrá que responder de manera solidaria. Es decir, que, por ejemplo, un acreedor podrá continuar reclamando su deuda a la sociedad y, si no es posible que la cobre, se la solicitará al administrador, que deberá responder a través de sus bienes y de su patrimonio.

Qué hacer si, finalmente, se quiere disolver la sociedad

Disolver una sociedad es un proceso más tedioso de lo que pueda parecer en un principio, y conlleva, entre otras acciones, la de redactar un acta con el acuerdo de disolución, el otorgamiento de una escritura de extinción, la presentación de dicha escritura en el Registro Mercantil, la confección de un inventario con todos los bienes y los activos, la realización de operaciones de liquidación, la baja censal, la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP) y la del de los Actos Jurídicos Documentados (AJD), y la presentación del modelo 600 (un formulario de la Agencia Tributaria que sirve para presentar el ITP y el AJD).

Es importante tener presente que, aunque se apruebe la inactividad de una sociedad, hay que continuar respondiendo por sus deudas existentes. De hecho, la Ley General Tributaria establece que, en el caso de haber deudas con la Administración, la responsabilidad subsidiaria sobre las mismas puede derivarse, también, como en el caso de un acreedor más, hacia los administradores.

Por todo ello, aunque pueda parecer más ventajoso desde el punto de vista económico, no proceder a la disolución de una sociedad y dejarla inactiva, es posible que, en el largo plazo sea una mala idea, dadas las posibles responsabilidades que esa decisión puede acarrear a todos los niveles.

Fotografía de Xiaokang Zhang en Unsplash
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