Flexibilidad, motivación, ahorro del coste o una mayor interacción entre los compañeros. Son algunas de las ventajas del sistema conocido como hot desking. Este concepto de escritorio compartido nació en la década de los 90, pero ha vivido su gran momento de popularidad durante los últimos años, acentuado en los últimos meses con la situación derivada de la pandemia.
Mediante el hot desking, cada trabajador se responsabiliza de su espacio de trabajo y vacía el escritorio que ha ocupado durante una jornada para que pueda ser utilizado por otro compañero, ya que al día siguiente pasará a ocupar una silla diferente. Varios informes destacan que esta técnica sirve para eliminar barreras jerárquicas e incrementar la interacción de los compañeros de trabajo. Además, muchas de las empresas que apuestan por este método buscan apoyarse en la transformación digital para potenciar sus espacios y convertirlos en lugares más flexibles e inteligentes.
Por lo general se asocia a los espacios de coworking, pero esta práctica es cada vez más frecuente en las oficinas privadas. Su idea central es contar con menos mesas de trabajo que empleados. La mayoría de las oficinas están en algún momento del día desaprovechadas, ya que muchos de sus profesionales se encuentran en reuniones, viajes o trabajando en remoto. Así, es poco frecuente que el 100% de los empleados coincida en la oficina. Este método rediseña los lugares de trabajo a través de la apuesta por otros más abiertos, maximiza el espacio total y podría servir para reducir los costes de empresa. “En este tipo de entorno laboral no se dispone de un escritorio por persona, sino que habrá en torno a un 25% menos de mesas de trabajo respecto al número total de empleados”, asegura Alberto Muñoz, director en Robert Walters.
El informe ‘Smart Workplaces’ de la citada consultora recoge que este tipo de sistema es todavía muy minoritario en España: solo lo han incorporado el 17% de las empresas. Aunque, según este estudio, el 64% de los trabajadores españoles está a favor de implementar el método del espacio flexible.
Frustración y estrés: factores en contra
Pero no todo son beneficios. Varios estudios revelan que la flexibilidad de los escritorios puede generar un impacto negativo en la salud emocional, en las relaciones intrapersonales o en la productividad de los empleados. El hecho de que unas personas lleguen antes, reserven con anterioridad un lugar de trabajo o escojan con frecuencia mejores sitios, como los próximos a la ventana, puede dar lugar a tensiones entre los trabajadores.
Otro de sus puntos en contra es que el ruido o el cambio continuo puede desconcentrar o reducir la productividad de aquellos trabajadores más metódicos.
El impacto de la pandemia
La crisis de la COVID-19 ha disparado el uso del teletrabajo. En España, esta práctica aumentó un 74,2% durante 2020, según el último informe de Adecco sobre el mercado laboral. Hoy, 2,85 millones de trabajadores desarrollan sus tareas profesionales desde el hogar, al menos de forma ocasional, lo que supone 1,2 millones más que antes de la irrupción de la pandemia. No obstante, la cifra llegó a batir su récord absoluto en el mes de marzo, coincidiendo con el confinamiento domiciliario decretado por el Gobierno, cuando superó los 3,5 millones de teletrabajadores.
La COVID-19 ha acelerado una realidad que ya estaba presente en muchos países del continente. En Suecia, teletrabaja el 40,9% de su población activa y en Países Bajos, el 40,1%. La media española se sitúa en el 14,5%. Sin embargo, el regreso de la ‘normalidad’ no supondrá una vuelta a la coyuntura laboral establecida antes de la crisis sanitaria. Los pronósticos apuntan a un imparable incremento de la flexibilidad en los puestos de trabajo. Es en este escenario en el que el hot desking despierta su valor añadido para los tiempos pos-COVID-19.
Muchas personas apuestan ahora por la combinación de trabajar tanto desde casa como desde la oficina. Es cierto que la idea de compartir se torna más complicada en un momento como el actual marcado por la minimización de los contactos sociales. Pero con el aumento de las campañas de vacunación y el regreso progresivo a la ‘normalidad’, la opción del hot desking se proyecta como una de las vías de las empresas para maximizar el espacio y reducir los costes. Para los trabajadores podría suponer alternar sus espacios con un escritorio fijo en sus hogares y otro flexible en sus despachos, así como seguir conciliando su vida profesional y personal.
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El equilibrio hacia este modelo híbrido hará que las empresas deban diseñar zonas comunes “multipropósitos” evitando los cubículos tradicionales para seguir fomentando el sentimiento de pertenencia a la organización, destaca KPMG en su informe ‘Gestión Estratégica del Talento ante la Nueva Realidad’.
