Controlar y gestionar correctamente las existencias del almacén reduce costes y mejora el servicio al cliente.
Llevar un correcto control de las existencias en una empresa es esencial para su buen funcionamiento. Saber qué elementos forman parte de nuestro almacén, conocer cuál es el nivel de stock del que disponemos o si faltan materias primas para la fabricación son cuestiones que no debemos dejar sin supervisar. Veamos cómo se puede llevar a cabo ese control y, posteriormente, la mejor manera de gestionar nuestras existencias.
Conocer el almacén y sus existencias
Es esencial comprender la importancia que tiene cada mercancía, así como qué lugar deben de ocupar en el almacén. Primero es imprescindible tener muy bien controladas las materias primas necesarias. Si carecemos de alguna de ellas, no podremos fabricar o trabajar.
Tiene que haber sitio suficiente para el producto ya listo para su venta y cuidar que se vaya distribuyendo por orden cronológico de producción para que no se nos quede mercancía obsoleta.
Tampoco podemos olvidarnos de los materiales necesarios para el embalaje o envasado, imprescindibles para su transporte y distribución. Debe contarse con el espacio que ocupan. Controlar la mercancía que se ha quedado obsoleta, que ya no podamos vender o reutilizar, “aplicando los diferentes controles de calidad y plazos de caducidad de los productos permite reducir los gastos de almacenaje asociados”, explica Carles Ransanz, Vicepresidente de Ventas de Sage Iberia. Incluso es conveniente deshacerse de ello, ya que gastan espacio y por lo tanto generan costes.
Clasificar la mercancia
No hay un único método y cada empresa se adaptará mejor a uno u otro, pero es imprescindible que la clasificación se haga.
Puede ser por orden de relevancia en el almacén. El llamado método ABC reconoce con una A las existencias esenciales y normalmente menos abundantes. Las clasificadas como B, con un valor medio, pero que es importante tener controladas, y las C, que tienen menos valor pero son más numerosas.
También puedes organizar según el beneficio que aporten. En el punto de mira tendrás los productos que te den más rentabilidad, de manera que sea prioritaria su correcta gestión tanto en el almacén como a lo largo de toda la cadena de suministro. Además, desde Deusto Formación recomiendan que los materiales estén codificados y que ese código conste en un ordenador central: “Mediante la codificación podemos conocer de manera rápida el nombre del producto, el material del que está hecho, su peso, la referencia…. Esta clasificación es muy importante ya que además de tener los materiales ordenados juntos por tipos en almacén tendremos también una idea clara y precisa de todo aquello que forma parte del mismo”.
Dispositivos y herramientas de control
A veces no es fácil llevar un registro exhaustivo de la información ya que en ocasiones, por ejemplo, la venta de un solo producto puede implicar que son varios los artículos que salen del almacén o que esa referencia va a dejar de existir.
Para que todo quede correctamente registrado y se pueda llevar a cabo un buen control del almacén “es fundamental disponer de un software intuitivo y fácilmente adaptable a las necesidades de la empresa”, recomienda el vicepresidente de ventas de Sage Iberia, “algo especialmente relevante en el caso del sector logístico, del transporte y la distribución. Se trata de automatizar lo máximo posible la gestión de existencias”. Este tipo de programas se llaman SGA (Software Gestión Almacén), en inglés WMS (Warehouse Management System). Destacam entre ellos el propio Sage, que compatibila el control con la gestión y la venta, o Siga, que permite realizar lecturas de palés y productos en remoto mediante PDAs equipados con lectores de códigos de barras.
Mediante la identificación por radio frecuencia podemos localizar todos los artículos que forman parte de nuestra cadena de suministro de manera rápida y eficaz: desde las materias primas que están por llegar a lo que tenemos almacenado o está viajando hacia el cliente final. Un ejemplo de programa con este sistema es GeinforERP. “Gracias a este sistema, disminuyen de manera muy importante las pérdidas de productos, ya que controlamos toda la fase de producción desde el ordenador situado en nuestra empresa”, resumen los expertos de Deusto.
Organización y planificación
Una vez bien controlado lo que tienes, llega el momento de mejorar la gestión. De qué almacenar, cuánto y cuándo depende la buena marcha de muchos negocios. Un stock equilibrado, con una buena relación entre las entradas y las salidas, es decir, las compras y las ventas, mejorará la rentabilidad de tu empresa y te permitirá reducir costes. Como dice Ransanz, “una correcta gestión de los flujos de almacén permite dar salida a los pedidos de una forma rápida y eficiente, sin sufrir roturas de stocks y dando un mayor y mejor servicio a los clientes con el menor coste posible”.
Nivel óptimo
Aquí el reto es ni pasarse ni quedarse corto. Es decir, conocer cuál es el nivel óptimo de existencias, ya que corremos el riesgo de quedarnos con una gran cantidad de mercancías en nuestro almacén, que no tendrán salida inmediata, con los costes que acarrea que esté inmovilizada. Lo contrario sería encontrarnos con una rotura de stock si el nivel de existencias es demasiado bajo. Esta situación afectaría a las ventas al consumidor o a los retrasos en las entregas, con el riesgo de pérdida de contratos y de clientes.
Cálculo
Lo recomendable es hacer una revisión de las ventas mensual para calcular el promedio de existencias del que sería aconsejable disponer. A esa cifra no hay que añadir más de un 10% o 15% con carácter general. No obstante, en determinadas épocas del año como navidades, rebajas o campañas de promoción, y en función del tipo de negocio que se regente, ese porcentaje se deberá incrementar.
Para ello también tendrás que saber cuál es tu stock máximo. Con ello nos referimos a la cantidad tope de un producto que podemos tener almacenado. Si estamos en esos niveles sin que estuviera previamente previsto, significa que han bajado las ventas y hay que dar salida como sea a las referencias almacenadas.
Priorizar
También es clave, como mencionábamos en el momento de la clasificación, saber qué productos son lo que aportan el grueso de la rentabilidad para priorizarlos por encima del resto. Lo suyo es que la gestión de estas mercancías esté lo más automatizada posible: contabilización exacta, alarmas cuando se rebaje cierto nivel de stock o programación de órdenes automáticas para su reposición.
Aquí hay que tener previsto un stock de seguridad. Así se llama a las existencias con las que siempre debemos contar para hacer frente a la media de los pedidos si, por ejemplo, tenemos un retraso en la llegada de las materias primeras —y no podemos producir— o un pedido anterior más abultado del previsto ha hecho rebajar las existencias de esos productos que nos aportan más beneficio.
¿Y si apenas almaceno?
Nunca podrá haber una buena gestión de las existencias si nuestro sistema de producción no es el adecuado. Por eso merece la pena plantearse si a nuestra empresa le convendría aplicar el sistema de fabricación denominado just in time, que puede suponer para muchas pymes mejorar sensiblemente sus procesos y beneficios.
Consiste en fabricar o pedir los productos o materias primas que necesitamos a medida que se va teniendo demanda del mismo. De esta forma en el almacén guardamos la cantidad justa de producto y se sirve al cliente casi a la misma vez que este lo pide. Aquí el riesgo es que haya pedidos extraordinarios que no podamos asumir dadas las escasas existencias.
