“Fomentar una cultura del análisis de datos basados en la evidencia”. De este modo se manifestaba José Luis Escrivá, actual ministro de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, cuando era presidente de la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal (AIReF). Una frase que define a la perfección un beneficio inédito que disfrutamos por primera vez en la historia de la humanidad pero que, a la vez, genera un enorme problema: a golpe de click, la red nos ofrece acceso a una cantidad ingente de información, aunque es precisamente esa sobreabundancia la que, en muchas ocasiones, impide llegar a alcanzar el contenido que realmente aporta el valor añadido necesario para optimizar la toma de decisiones y minimizar el riesgo de las acciones.
Este fenómeno recibe muchos nombres según el autor que consultemos, pero mayoritariamente se conoce como ‘infobesidad’ o ‘sobrecarga informativa’ (algunos incluso acuñan términos más despectivos como ‘infoxicación’ o ‘infopolución’), es decir, disponer de cantidades tan elevadas de información, algunas de ellas contradictorias entre sí e incluso sin contrastar, de modo que se produce ruido (o distorsión) a la hora de intentar elaborar cualquier análisis, con lo que resulta muy complicado llegar a aquello que es relevante para el objetivo que nos hemos marcado.
Para muchas empresas, navegar en este océano infinito de datos supone un reto muy exigente, que requiere de protocolos muy rigurosos para llevar a cabo actividades como la filtración y clasificación de la información, la aplicación de técnicas de procesado masivo y relacional, así como establecer mecanismos periódicos de borrado de aquello que no resulte relevante. Todo ello bajo dos premisas básicas pero ambiciosas: simplificar de un modo inteligente y estar en permanente revisión del método de análisis que seguimos comparándolo con otros para ir obteniendo cada vez mejores resultados.
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Cómo aprovechar mejor la información para el negocio
Del mismo modo que se acometen otros proyectos dentro de una empresa en ámbitos como la fabricación, la actividad comercial o la gestión de los Recursos Humanos, el análisis de la información debe contar con una planificación estratégica, que parte de un análisis de la estructura interna de la compañía, detectando qué áreas la precisan y en qué modo se filtra entre los diferentes departamentos para su aprovechamiento más eficiente.
Entre otros, la gestión efectiva de la información en una organización, precisa de los siguientes mecanismos:
- Un desarrollo normativo sobre su uso interno, que lean y acepten todas las personas de la empresa, y que cuente con un equipo que se ocupe de la atención de posibles incidencias que se produzcan a lo largo del proceso.
- Protocolos internos de control y verificación del uso de la información, que se plasmará posteriormente en un informe con KPIs y otros indicadores de medición que sirvan de balance de resultados y retos de futuro.
- Periódicamente, es conveniente la contratación de una entidad externa que realice una due diligence de la gestión de información que se ha realizado durante un determinado periodo, extrayendo recomendaciones de mejora.
El paso adelante con la tecnología
Las nuevas tecnologías de la información (TIC) no solo permiten almacenar y conservar grandes volúmenes de contenidos, sino que han favorecido el desarrollo de herramientas que están revolucionando por completo la gestión de la información. Un ejemplo de este tipo de utilidades es Pulso, recientemente lanzada por Banco Sabadell, que a partir de las interacciones con Terminales de Punto de Venta (TPV) del banco permite analizar en tiempo real la evolución económica.
El Big Data, por ejemplo, posibilita convertir en datos todo aquello que deseemos, permitiendo a través de las tres V (volumen, velocidad y variedad) medir, almacenar y compartir cualquier cosa. Esta tecnología, de hecho, ha dado origen a una disciplina, la datificación, que, unida a la computación en la Nube (Cloud Computing) está permitiendo que Internet esté apostando cada vez más por la libertad total en el acceso a la información (fenómeno que se conoce como Arquitectura Abierta), lo que, a su vez, está generando nuevos contenidos que se pueden comparar y analizar conjuntamente generando una espiral infinita.
La Minería de Datos significa un paso más allá del Big Data en el mundo empresarial, ya que permite a las organizaciones una mayor facilidad para la toma de decisiones a partir del conocimiento que extrae de los datos, expresable a través de un enfoque predictivo basado en patrones extrapolables a escenarios futuros. Esta tecnología se apoya para la obtención de sus resultados en la aplicación de logaritmos, de cuya diferente utilización están basados los softwares más conocidos a día de hoy en el mercado para esta materia, como SAS, Rapidminer o KMINE.
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El Business Intelligence (inteligencia de negocios, en español), en realidad, consiste en el diseño de una infraestructura interna en una organización para acceder y analizar en mejores condiciones la información disponible y, con ello, mejorar su funcionamiento global. El reto aquí es aprovechar todas las bases de datos al alcance de la entidad, tanto internas como externas, para transformar la información que se extraiga de allí en unos parámetros comunes que permitan su almacenamiento y utilización en cualquier proyecto de la compañía.
Gestión de la información en los directivos
La sobrecarga de información es uno de los principales problemas al que se enfrentan los directivos de cualquier compañía, y más en entornos de gran incertidumbre como el actual, donde resulta muy difícil establecer predicciones ni siquiera a corto plazo. Pese a ello, su necesidad de contar cada vez con datos más precisos y útiles para la toma de decisiones clave es mayor, lo que hace que se muevan en un equilibrio complicado donde resulta fundamental escoger bien las fuentes de información y las herramientas de análisis que sean adecuadas.
Ante esta tesitura, lo más aconsejable es definir un plan de actuación, que sea claro y ejecutable, pero que sirva al propósito marcado, incluyendo:
- Una definición de qué es exactamente lo que pretendemos saber.
- Elegir los mecanismos para lograrlo.
- Marcar los criterios de selección de la información y los parámetros para su análisis.
- Rodearse del equipo humano y tecnológico adecuado para alcanzar el éxito.
En este diseño, la figura del documentalista digital es de vital importancia, puesto que su criterio para escoger la información relevante a utilizar, así como para contextualizarla en la realidad de la empresa resulta fundamental. Ejerce un doble rol como filtrador de contenido para un posterior análisis por parte de la tecnología y es, precisamente, el encargado de ir actualizando las herramientas 4.0 para que presten un servicio cada vez más eficaz.
De hecho, como apuntan distintos expertos, como Enrique Dans, periodista y profesor de Innovación y Tecnología en IE Business School, el documentalista digital es un ejecutor clave dentro de la organización en base a tres parámetros muy claros: la fragmentación de los datos, el exceso de integración de software y la automatización incompleta, de modo que todo, parte humana y tecnológica, funcione al unísono para gestionar adecuadamente la sobrecarga de información.
