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Guía práctica para los viajes de empresa en la nueva normalidad

10/07/2020

A la llegada a España de cualquier país, todas las personas tendrán que pasar un triple control sanitario: toma de temperatura, reconocimiento visual y formulario online

Han pasado ya unas semanas desde que se levantara el estado de alarma, se permitiera la libre circulación por el país y diera comienzo el verano. Las tres cosas ocurrieron el mismo fin de semana y, sin duda, marcaron un periodo de transición y en las medidas implantadas durante los últimos meses para controlar la COVID-19. Pero las fronteras nacionales no son las únicas que se han abierto, ya que Europa también ha comenzado a levantar las restricciones y desde el día 1 de julio, Australia, Argelia, Canadá, Corea del Sur, Georgia, Japón, Marruecos, Montenegro, Nueva Zelanda, Serbia, Ruanda, Uruguay, Tailandia y Túnez pueden viajar por los estados miembros, aunque España ha decidido excluir por falta de reciprocidad a Argelia, China y Marruecos. De esta manera, Estados Unidos, Rusia, Brasil o Turquía se quedan sin autorización, aunque la lista se revisará cada dos semanas.

La recomendación emitida por el Consejo de la Unión Europea sobre la restricción temporal de los viajes no esenciales a la UE y el posible levantamiento de dicha restricción hace hincapié en la responsabilidad de los Estados miembros de evaluar, caso por caso, si un nacional de un tercer país debe considerarse una amenaza para la salud pública. En este contexto, los Estados miembros han de asegurar que exista una estrecha cooperación entre las autoridades responsables de la guardia de fronteras y los proveedores de servicios de transporte.

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Con estos avances, las empresas y empresarios también recuperan poco a poco la normalidad y, con ello, los viajes de trabajo vuelven a estar en la agenda para muchos negocios, aunque debido a las circunstancias excepcionales, es preferible evitarlos siempre y cuando no sean completamente imprescindibles. De hecho, según la encuesta de PwC ‘What does COVID-19 mean for global mobility?’, el 70% de las empresas está teniendo problemas para gestionar la movilidad de sus empleados. Por ese motivo, antes de planificar cualquier escapada hay que hacerse una pregunta muy importante: “¿Se puede viajar desde España a cualquier país?” Para ello, la Unión Europea ha puesto a disposición de los usuarios una plataforma que aporta información en tiempo real sobre las fronteras, los medios de transporte disponibles, las restricciones de viaje y las medidas de seguridad. Además, el Ministerio de Asuntos Exteriores español va publicando diariamente un listado de los países que aplican algún tipo de restricción o cuarentena a los viajeros procedentes de España. 

1. Reserva online y posible cancelación

Aunque las empresas están teniendo importantes debates internos para valorar si las estrategias de movilidad realmente agregan un valor real y tangible, según el citado estudio de PwC, si finalmente se da el paso de desplazar al trabajador lo aconsejable es que se realicen todos los trámites anteriores al viaje vía online para evitar que el trabajador tenga que hacer frente a las aglomeraciones de las estaciones o aeropuertos. En el caso de que el trabajador tenga que realizar algún tipo de trámite físicamente, debe efectuar cualquier pago con un medio de pago electrónico o también en efectivo pues, tal y como desmintió la OMS, los billetes y las monedas no suponen un riesgo de contagio de coronavirus. Lo importante es lavarse las manos correctamente tras el contacto, como también sucede con el roce de otras superficies. Además, para facilitar este proceso, las empresas de transporte deberán informar sobre cómo evitar las horas punta.

Las circunstancias excepcionales en las que nos encontramos pueden llegar a provocar que el viaje se modifique o cancele. Si esto ocurre, se podrá solicitar el reembolso del billete, realizar un trayecto alternativo o aceptar los bonos que ofrezca la empresa. Por su parte, las compañías tienen que asegurar que esos bonos estén protegidos contra una posible insolvencia y tienen que ser lo más interesantes posibles como, por ejemplo, incluir una validez de 12 meses o la posibilidad de que se transfieran a otra persona, según informa la guía práctica para viajeros y empresas elaborada por la Comisión Europea.

2. Inicio del viaje: seguridad en estaciones y aeropuertos

Se recomienda realizar el check-in con el máximo tiempo posible y, de nuevo, de forma online. Lo mismo ocurre con el traslado al aeropuerto, estación, puerto o punto de salida, que tendrá que hacerse con mayor antelación de la habitual, tal y como habrá aconsejado la empresa de transportes. Entre otras cosas porque, hay que recordar, podrán hacerse controles de temperatura, cuestionarios sanitarios u otro tipo de controles. 

Todos estos lugares tendrán que garantizar la limpieza y la desinfección, así como contar con gel desinfectante. Los pasajeros deberán respetar la distancia de seguridad en las cintas de entrega de equipajes, en los controles de seguridad y fronterizos y durante el embarque. Para ello, es posible que se hayan retirado bancos y mesas, ampliando así el espacio. El objetivo sigue siendo el mismo: evitar aglomeraciones. A pesar de ello, no hay que olvidar que el uso de la mascarilla es obligatorio en todos estos puntos de salida.

3. Durante el viaje: uso de mascarilla

Durante el trayecto, acciones tan cotidianas como la compra de productos a bordo o apretar el botón de apertura de las puertas podrían no estar permitidas. Ante esta nueva situación, el uso de mascarillas, ampliar la distancia entre pasajeros y embarcar o subir por una puerta trasera serán las nuevas medidas que todos tendremos que llevar a cabo para que la salud sea siempre la prioridad.

Por su parte, las empresas de transporte también tendrán que seguir una serie de indicaciones. Entre ellas, reducir el número de viajeros a bordo, instalar barreras de protección entre pasajeros y conductores, garantizar ventilación y, por supuesto, limpiar y desinfectar los vehículos de forma periódica. Además, resulta necesario disponer de protocolos de actuación en caso de que los viajeros se pongan enfermos o muestren síntomas durante el trayecto del viaje. 

4. Durante la estancia en otro país: cómo alojarnos

Los viajeros deben tener en cuenta que en algunos países deberán descargarse aplicaciones de rastreo en sus teléfonos móviles para poder estar localizados en todo momento y evitar así posibles repuntes de la enfermedad. Respecto a la cuarentena, la mayoría de los países de la UE están levantando ya la obligatoriedad de tomar esta medida de aislamiento durante 14 días, por lo que siempre es importante acudir a las fuentes oficiales. En este sentido, la recomendación emitida por el Consejo de la UE señala que “los Estados miembros podrán adoptar las disposiciones que consideren apropiadas, como exigir a dichas personas que se autoaislen o se sometan a medidas similares a su regreso de un tercer país respecto del que se mantenga la restricción temporal de los viajes, siempre que impongan los mismos requisitos a sus propios nacionales”.

En cualquier caso, las organizaciones deberán restringir la movilidad a aquellos lugares donde no puedan garantizar la seguridad de sus empleados. Una vez que los trabajadores lleguen al hotel, deberán hacer uso de la mascarilla, respetar el distanciamiento físico de las zonas comunes, seguir el protocolo respiratorio y, en caso de toser o estornudar, hacerlo hacia la parte inferior del codo o en un pañuelo. La higiene de manos sigue siendo muy importante y se aconseja usar soluciones a base de alcohol o lavar con jabón y utilizar toallas de un solo uso o secadores automáticos.

Por su parte, es fundamental que los alojamientos limpien las superficies utilizadas por los viajeros de forma frecuente y cuidar con especial atención la ventilación.

5. Fin del viaje: triple control sanitario

Es posible que después del viaje un trabajador descubra que ha contraído el coronavirus. De ser así, se podrían adoptar medidas de rastreo de contactos y alertas para avisar al resto de viajeros para reducir el riesgo de propagación del virus.

Independientemente de esto, cualquier viajero que llegue a España, sin importar su nacionalidad, deberá pasar unos controles, tal y como recoge el Decreto Ley que ha aprobado el Gobierno, pero que ya no incluye la cuarentena obligatoria.  En concreto, todas las personas se someterán a un control de temperatura y a un registro tanto visual del estado del pasajero como documental. Para ese primer paso, la alarma se disparará si se registran 37,5 grados o más. Por otro lado, el formulario a rellenar se realizará de forma online e incluirá tanto preguntas personales como relacionadas con el posible riesgo. Si el pasajero no pasa este triple control será sometido a una segunda evaluación y, en caso de ser sospechoso de padecer la enfermedad, será derivado a un centro sanitario. 

En cualquier caso, aún no existe un protocolo homogéneo a nivel europeo que regule este tipo de viajes por lo que empresas y trabajadores deberán seguir dos premisas: evitar el traslado siempre que no sea imprescindible y consultar la información de los organismos oficiales en caso de desplazamiento.

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Fotografía de Artur Tumasjan en Unsplash
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