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Gestoría digital: ¿por qué se ha convertido en imprescindible para autónomos y pymes?

11/06/2021

Ahora que la pandemia ha agudizado la necesidad de modernizar hasta los negocios más pequeños, las gestorías digitales ofrecen una poderosa herramienta para optimizar la transformación digital

Realizar solicitudes de ayudas, declarar el impuesto sobre sociedades, dar de baja a un trabajador en la Seguridad Social y de alta a otro para su reemplazo… El día a día de las empresas está lleno de trámites necesarios pero farragosos e inesperados que pueden requerir mucho tiempo y dedicación. Para agilizar toda esta burocracia, muchos autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes) recurren a gestores cuyos servicios abarcan desde la tramitación de licencias de conducir hasta la asesoría laboral. Sin embargo, cada vez son más los que apuestan por una nueva opción: la gestoría digital.

En los últimos años, han surgido algunas gestorías en las que el trato con el cliente se hace a través de la pantalla de un ordenador o de un smartphone y los documentos se escanean para ser almacenados en la nube en vez de en un archivador. Es una alternativa que puede asustar a los negocios y autónomos menos digitalizados, pero cuyos beneficios se han puesto de relieve, especialmente, con la pandemia.

“Quizá antes había ciertos colectivos de autónomos y de pymes que podían ser reticentes a digitalizar su negocio por desconocimiento o por falta de tiempo, pero es cierto que cada día más esta reticencia se va disolviendo”, afirma Xavier Capellades, director de la app  de gestión de negocios Nomo y que lider el webinar 'Ventajas de la gestoría digital para autónomos y pymes'  organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell.

Esta empresa ha notado la popularización de este tipo de servicios, ya que el número de usuarios de pago de su herramienta se duplicó en el primer trimestre de 2021. “La COVID-19 ha supuesto un revulsivo en este aspecto. La gran mayoría de autónomos y de pymes que no estaban digitalizados se han visto obligados a hacer el cambio y han comprobado las ventajas de disponer de su documentación y de sus impuestos en la nube”.

“Con la pandemia todo esto se ha acelerado”, añade Joan Riera, profesor de Innovación y Emprendimiento de Esade. “Las reuniones y las consultas se hacen a través de internet, se digitaliza el sistema de contabilidad, se comparten archivos en la nube… Incluso el gestor tradicional se ha ido digitalizando a través de nuevos softwares y tecnologías. Así que este mismo acaba trasladando esta digitalización a su cliente porque las ventajas son muy claras”, afirma Riera.

¿Qué ventajas ofrece la gestoría digital?

La primera de ellas es la optimización del tiempo. Comunicarse e interactuar con el gestor por internet ayuda a no tener que desplazarse y permite obtener respuestas más rápidamente. “Nosotros queremos que los autónomos y las pymes se dediquen a su talento, que nosotros ya nos encargamos de la gestión”, explica Capellades en el Podcast de Banco Sabadell.

 

A través del entorno digital “también se consigue ahorrar tiempo al equipo”, añade Riera. “Se incluyen los gastos con todas las facturas que se van generando en carpetas compartidas a las que el gestor y el equipo acceden directamente”.

Otra ventaja que destaca es que, al estar todo automatizado, es más fácil reducir los posibles errores a la hora de realizar un trámite. Un software suele ser capaz de detectar datos que faltan o en los gastos a declarar de una forma rápida y eficiente. Una equivocación en la declaración del impuesto sobre sociedades puede suponer un coste a la empresa de miles de euros y, si bien se podría reclamar una indemnización si se prueba que la responsabilidad la tuvo el gestor, este otro trámite consumiría tiempo y dinero.

“Yo añadiría a esto la capacidad de control que se tiene al ser digital, porque permite hacer una gestión no solo más administrativa sino también financiera y tener un control más riguroso”, afirma Riera. Capellades explica que servicios como el que ofrece Nomo permite tener un mayor dominio y conocimiento sobre todas las aristas del negocio y sus finanzas, “para que ese tiempo tan valioso que hasta ahora se dedicaba a la contabilidad se pueda destinar a hacer crecer el negocio”.

Que la información esté en la nube significa que se puede acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar de manera segura, algo que resulta muy útil en tiempos de teletrabajo. “Es muy interesante que esté accesible siempre, desde cualquier dispositivo y a cualquier hora. El director de una pyme puede acceder y consultar la contabilidad en tiempo real”, comenta el profesor de Esade.

De ser opcional a una buena inversión en pro de la digitalización

Pese a que apostar por una gestoría digital puede ser visto como un gasto innecesario, en realidad se trata de una inversión que ayuda a acelerar la digitalización, lo que optimiza los costes y la gestión empresarial.

“Contar con un único espacio donde tener controlado todo el negocio, las finanzas y los impuestos genera ahorro de tiempo, ahorro económico y ahorro de complejidad. Con un único proveedor se obtiene un mejor servicio, mejor precio y más eficiencia que si se trabaja con diferentes proveedores que no están conectados entre sí”, comenta el director de Nomo. A esto se suma el asesoramiento y la orientación que ofrecen las gestorías digitales y del que se carece si se opta por solo contratar un programa informático de gestión.

“Los principales desafíos [de autónomos y pymes] pasan por tener toda la contabilidad y la fiscalidad controladas y correctas a nivel administrativo y legal”, afirma Capellades. “Es muy fácil cometer errores en la fiscalidad —impuestos o gastos deducibles— si no se tiene un conocimiento fiscal o no se le puede dedicar el suficiente tiempo. Es recomendable externalizarla, no solo por estar seguros de que los impuestos presentados son correctos, sino por el tiempo que se ahorra en la gestión de la contabilidad”.

La digitalización de los autónomos y las pymes se ha convertido en una prioridad para el Gobierno, que a principios de año anunció una inversión de casi 5.000 millones de euros para impulsarla a través de capacitación y herramientas digitales que van desde una página web hasta la creación de canales de venta por internet. Esta inversión, contemplada en la Agenda España Digital 2025, incluye una partida de formación para reducir la brecha digital en el entorno laboral y otra para digitalizar las administraciones públicas, por lo que en un futuro cercano tener los documentos y los registros digitalizados (y saber manejarse en un entorno administrativo digital) dejará de ser una opción y se convertirá en una necesidad.

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