Tras 11 meses en casa, el teletrabajo se está convirtiendo en una carrera de vallas donde la falta de motivación supone el principal lastre para miles de empleados. Y si bien la mayoría de las empresas que han optado por el trabajo en remoto han constatado aumentos de la productividad en el tercer trimestre de 2020, según la consultora tecnológica Capgemini, hay obstáculos que no desaparecen. El mismo informe, El futuro del trabajo: del modelo remoto a uno híbrido, asegura que “a los empleados les afecta una sensación de estar siempre conectados”.
Otro estudio de la plataforma de trabajo Fiverr señala que el 40% de los trabajadores tiene problemas para separar la vida profesional de la personal. Todo ello, se une a la sensación de aislamiento que distancia al empleado del equipo, del líder y de los objetivos, lo que está creando, según lo han bautizado ya los expertos, una suerte de “trabajadores burbuja”. De hecho, los especialistas en recursos humanos están recomendando a las empresas que inviertan en terapias de prevención del aislamiento e incluso que diseñen un programa de actividades que ayuden a los empleados a crear hábitos saludables, tanto en su jornada laboral como en su día a día.
Banco Sabadell puso a disposición de sus empleados psicólogos para aprender a afrontar los nuevos escenarios. “En Banco Sabadell, de la mano del equipo sanitario de ASPY, contamos con un protocolo de actuación para ayudar a causa del virus a nuestros empleados a gestionar el estrés emocional que puede provocar esta situación. El primer paso a seguir es el de realizar un cuestionario que ayudará a valorar el grado de estrés del trabajador o de la trabajadora y, entonces, a partir de los resultados, se realizará una llamada telefónica o videollamada para iniciar la atención psicológica”, explica Joan Lluch, director de Prevención de Riesgos Laborales de Banco Sabadell.
Poner el foco en la gestión de los equipos de trabajo es la misión a la que se enfrentan ahora las organizaciones y que plantea varios interrogantes: ¿cómo ser más eficaz trabajando a distancia?, ¿cómo conseguir que los trabajadores estén animados, cohesionados y mantengan su implicación en el proyecto? Y más importante: ¿qué recursos hay que destinar para todo esto?
Fede Martrat, socio y director de la consultora de equipos y excelencia comercial ActitudPro incica que conseguir que un equipo sea activo, eficiente y genere rentabilidad en plena pandemia depende tanto de sus componentes como de su líder. Para Martrat, los dos puntos claves son: planificar el trabajo individual y redescubrir nuevas formas de interactuar laboral y emocionalmente con los compañeros a distancia. “Tenemos que buscar la cara amable de la digitalización. Encontrar la mejor forma de organizarnos utilizando la tecnología de una manera creativa y haciendo que enganche a la gente”, explica.
Contacto periódico
Aunque el teletrabajo puede brindar a los empleados una mayor flexibilidad para organizar sus quehaceres diarios (se ahorra el trayecto para ir a la oficina, se puede conciliar mejor, no se está atado a un horario rígido, etcétera), lo cierto es que no aprovechar bien el tiempo —bien porque se hacen tareas que no tienen que ver con el trabajo o porque no se priorizan los objetivos— es algo frecuente.
De hecho, la aplicación de WorkMeter, que sirve para medir la productividad, destaca que la no delimitación clara de los objetivos reduce entre un 50% y un 70% las horas reales de trabajo. En este sentido, el trabajador debe concienciarse y saber organizar primero sus tareas individuales y, luego, planificarse con el resto del grupo. “Esto implica crear un acuerdo con el equipo: ¿cómo vamos a trabajar juntos?, ¿cuándo vamos a hacer reuniones?, etcétera”, informa Ana Fernández, socia directora de Barna Consulting Group y que participará en el webinar Dirección de equipos en teletrabajo: nuevas maneras de dirigir en remoto, organizado por HUB Empresa de Banco Sabadell.
LOS LADRONES DE TIEMPO
Se conoce como ladrones de tiempo a las acciones que nos hacen perder el tiempo durante la jornada laboral y de los que, en muchas ocasiones, el empleado no es consciente. Estos son algunos ejemplos:
- Interrupciones (visitas no previstas a la vivienda, llamadas no deseadas, correos electrónicos no importantes, peticiones de ayuda de un compañero, etcétera). Es importante saber decir “no” cuando tienen lugar
- Hacer varias tareas al mismo tiempo
- No saber delegar responsabilidades
- Posponer tareas importantes y dedicar demasiado tiempo a reuniones innecesarias
- Consultar las redes sociales
- Desconocer la importancia de los objetivos marcados, si son urgentes o si tienen un plazo más largo para cumplirlos
El primer paso que señalan los expertos es crear una lista de tareas que fijen los objetivos diarios y crear hábitos saludables (como dormir y alimentarse bien, además de practicar ejercicio), que ayuden a contrarrestar el estrés.
El segundo, el equipo debe estar perfectamente comunicado, bien a través de videollamadas periódicas o con un calendario compartido que ayude a saber, tanto al responsable del equipo como a los compañeros, qué está haciendo cada persona en cada momento. “El jefe experimenta mucha tensión y no sabe cómo solventar situaciones. Te dicen: ‘Oye, mi subordinado no sé lo que está haciendo. Tengo una sensación de descontrol total”, comenta Martrat.
Confianza. Esta palabra que hace referencia al punto anterior y que también está estrechamente relacionada con el nuevo perfil que los líderes necesitan en sus equipos. “Ahora se buscan dos competencias: la madurez personal, es decir, que sea una persona que no tenga altibajos emocionales; y la autonomía, empleados que sean proactivos y no se ausenten. Hay gente que necesita tener un jefe delante para trabajar”, dice el experto.
Además, Martrat también explica que para gestionar un equipo de una forma más eficiente hay que empezar a medir el trabajo a través de los resultados y no por el número de horas o tareas realizadas.
Trabajar las emociones
El ambiente de trabajo siempre ha sido un pilar básico para que los equipos funcionen bien. Ahora, a falta de un lugar físico común, conseguir esa atmósfera positiva es más complejo. Y es un problema, porque la diferencia de disponer de un entorno que fomente esa inteligencia emocional puede lograr hasta un 20% más de beneficio en las empresas, según el estudio Emotional Intelligence de Capgemini.
“Ya no nos vemos como antes ni podemos detectar el estado de ánimo que tiene nuestro jefe cuando entra por la puerta. El hecho de estar en casa puede producir cierto aislamiento, lo que nosotros llamamos trabajadores burbuja”, cuenta Fernández. ¿De qué forma podemos potenciar la sensación de cercanía y la motivación a través del medio virtual?
Martrat afirma que la empatía permite eliminar “el frío” que perciben los empleados cuando se conectan a internet para trabajar. Utilizar de manera creativa los chats o las videollamadas entre compañeros pueden ser herramientas muy positivas. Por ejemplo, felicitar a un miembro por un buen trabajo realizado o incluso por su cumpleaños potencia la sensación de cercanía. También se debe sacar partido a las videollamadas. “En las reuniones se puede dedicar cinco minutos a hablar sobre cómo está cada uno. Es importante tratar estos temas, porque trabajar como robots acabará perjudicando al equipo y lo acabará quemando”, comenta el experto.
En cuanto a las relaciones interpersonales de los trabajadores, hay actividades de ocio que fomentan la construcción y la cohesión de los grupos (team building en inglés). Estos programas también se han actualizado a causa del coronavirus y se han adaptado a la nueva realidad. Ahora, están enfocados en reuniones en línea que ayuden a liberar estrés (como el yoga o el mindfulness) y juegos de retos en equipo (como los escape rooms o las yincanas).
TRES RECOMENDACIONES PARA HACER UNA VIDEOLLAMADA
1º Activar la cámara. El líder debe solicitar a todos los componentes que enciendan su webcam. Primero porque de esta manera puede conocer a través del lenguaje corporal el estado anímico de sus empleados. Y segundo, porque verse las caras ayuda a socializar y no sentirse solo durante la jornada de trabajo.
2º Utilizar las herramientas. Una videollamada mal gestionada puede ser muy contraproducente. Si no se respeta el turno de palabra o los miembros no logran comprender de qué se está hablando, se pueden estresar. Hacer uso de las herramientas de la aplicación (como Teams o Zoom), como compartir pantalla o utilizar la mano para pedir la palabra, puede ayudar a ganar tiempo y efectividad.
3º Los emoticonos, los grandes aliados. No todas las reuniones de trabajo son formales y serias. Igual que en la oficina se hacían descansos para el café, se puede hacer videollamadas para desconectar unos minutos. Muchas plataformas ya disponen de emoticonos y elementos divertidos para que las conversaciones sean más animadas.
También es fundamental que el líder gestione “el organigrama emocional”, según explica Martrat. Es decir, dedicar más tiempo al estado anímico de su equipo. Si nota que alguien no está bien, debe llamarle de inmediato y ofrecerle su apoyo. “Tiene que saberlo modular. Buscar la forma de subir el estado de ánimo”, añade el experto.
Además, el uso del lenguaje también sirve para transmitir las expectativas que tiene sobre el trabajo de un subordinado. “Tiene que conjugar las frases: lo que espero de ti es…, tu objetivo es..., para esta semana necesito que...”, describe Martrat. De esta manera, las metas están más definidas y el equipo puede organizarse mejor, obtener mejores resultados y ganar motivación.
Adelantarse a los problemas y construir equipo
Gestionar problemas a distancia es otro de los retos al que se están enfrentando los equipos: desde las fricciones personales hasta los inconvenientes generados por la tecnología. La mejor opción es adelantarse e invertir recursos para evitarlo. El pilar básico es disponer de un buen sistema de comunicación y de equipos para todos los trabajadores, así como ofrecer clases de digitalización para aquellos que no están acostumbrados a realizar tareas de forma virtual.
“Uno de los errores más frecuentes que estamos viendo es que muchos equipos se han puesto a teletrabajar con una pequeña formación sobre las nuevas herramientas que iban a utilizar. Pero estamos ante una nueva manera de trabajar que requiere de un cambio de hábitos y de creencias que van más allá que un curso de Teams”, explica Fernández. La experta subraya que la clave es trabajar conjuntamente en el modelo de trabajo que cada equipo va a llevar a cabo mientras realiza las tareas desde el hogar.
¿EN QUÉ TIENE QUE INVERTIR LA EMPRESA?
- Tener en cuenta el entorno personal de cada trabajador y dotarle de herramientas con las que pueda trabajar en remoto. Plataformas interactivas como Teams o Zoom posibilitan la creación de estos entornos de trabajo virtuales.
- Comprobar que el trabajador dispone de buena conexión en casa, un sitio adecuado para trabajar y tener en cuenta los distintos horarios según las cargas familiares de cada uno.
- Distintos canales de comunicación: chat, grupo de WhatsApp, teléfono, correo electrónico, videollamada, etc.
- Metodología colaborativa como Kanban o Trello, basadas en el trabajo en equipo sobre quién hace qué y que mida los resultados obtenidos.
