El presupuesto tiene tanta importancia en el negocio como la carretera para el conductor: permite al empresario cumplir sus objetivos y llegar a su destino, anticipándose a los baches que puedan surgir en el camino. Sin embargo, su correcta elaboración es una asignatura pendiente para muchas pymes, sorprendidas ahora por el frenazo de la actividad.
"Por desgracia, no se suele seguir un criterio riguroso de gestión ni de dirección financiera”, cree Ignacio Bueno, asesor financiero de empresas y fundador de FAI Business Advisory. “Y sin una planificación anual rigurosa, un negocio funcionará como un corcho en el agua y acabará donde le lleve la corriente”, advierte Bueno, que será el encargado de impartir este jueves 21 de mayo el webinar Reconstruir presupuestos en la crisis de la covid-19 en el Hub Empresa de Banco Sabadell, una charla ahora mucho más necesaria en un escenario donde “los gastos continúan, pero los ingresos han caído drásticamente”.
Para José Ignacio Llorente Olier, profesor del Área Financiera del Grupo Educativo CEF-UDIMA, esta falta de planificación “se ha debido a la falta de recursos y de tiempo para la formación financiera. El pequeño empresario dedica un altísimo porcentaje de su jornada a actividades comerciales y operativas", con excepción de la pyme exportadora, que sobresale por su mayor grado de sofisticación en la gestión administrativa y financiera.
En estos momentos a un negocio le cuesta ganar un euro cinco veces más que antes. Por eso, gestionar con eficiencia el presupuesto anual le permitirá optimizar partidas, reorientar el gasto y reformular objetivos para lograr la supervivencia a corto plazo.
Hay cinco importantes razones para que toda empresa opere con un presupuesto cuidadosamente diseñado:
1. Monitorización permanente
La organización debe contar con un presupuesto maestro que coordine todas las actividades de la compañía, que proporcione un plan global con perspectivas de ventas, inversiones, costes de producción y nóminas, entre otros aspectos. También necesita un presupuesto de operación, que "recoge las actividades de ventas, de producción, los gastos comerciales y los generales", explica José Ignacio Llorente Olier.
La empresa debe contar también con un presupuesto financiero. Una herramienta que evalúa los cobros y pagos previstos del presupuesto de operación y de las inversiones que se contemplan, lo que constituye el flujo libre de caja previsto, “la variable económico-financiera más importante de un negocio", según Llorente Olier.
Estos tres documentos permiten hacer un examen cada semana o cada quince días del cumplimiento de pedidos, entradas en almacén, control de inventarios, tesorería, vencimientos a corto, medio y largo plazo, comportamiento de clientes...
2. Planificar la venta por tipo de clientes
Discernir el potencial y los tiempos de cada cliente para pagarte es clave. En un presupuesto conoces cuál es el perfil de tus clientes. Quizá tu máximo comprador no puede pagar ahora, pero seguro que hay otros, mucho más pequeños, que son capaces de saldar sus deudas con tu empresa antes.
"Puede que haya que potenciar la línea de negocio menos rentable pero que garantiza capital inmediato. Tal vez los mejores clientes pagaban a 180 días y ahora habrá que priorizar a otros por liquidez, proximidad y fidelidad, para que la rueda no se detenga", aconseja Ignacio Bueno.
Como se aprecia en Pulso, la herramienta de Banco Sabadell para conocer día a día cómo se reactiva el comercio del país, esto también se puede aplicar por regiones. Aquí juega un papel fundamental la evolución de la recuperación de la actividad económica: como era de esperar, aquellas localidades que ya han superado la fase 0 tienen mayor movimiento comercial. Se da en todos los sectores, por ejemplo, en el municipio de Valencia. Allí, durante los últimos siete días, esta actividad representa el 60% respecto al mismo periodo de 2019. Un porcentaje un 16% superior al de Madrid.
Esto subraya la necesidad de priorizar clientes no por tamaño o por la rentabilidad que tenía en condiciones normales, sino enmarcándolos en este nuevo contexto. Por lo tanto, por mucho que el foco de ventas de tu negocio antes de esta crisis estuviera en grandes municipios como el de Madrid, merece la pena reorientarse a los que estén más avanzados en el proceso de desescalada.
3. Relación con proveedores
Un presupuesto detallado al máximo permite minimizar salidas de capital en momentos de escasa disposición de dinero en efectivo como el actual. Puede que sea momento de renegociar el pago a los distintos proveedores si estos cuentan con líneas de financiación, lo que facilitará el circulante.
Se trata de fragmentar el negocio en tantas microempresas como proveedores haya, que podrían ofrecer condiciones ventajosas de pago. Si los proveedores disfrutan de líneas de descuento comercial podrían aceptar pagarés a 60 o 90 días, lo que aliviará la tesorería del negocio y evitará la temida ruptura de la cadena de pago.
4. Mejor acceso a financiación
La tranquilidad financiera de las empresas depende del acceso al crédito en tiempos de crisis, y un negocio sin un presupuesto con información pormenorizada tendrá cercenado el acceso a la financiación bancaria o a la avalada por el ICO, que se eleva a 100.000 millones por la crisis sanitaria.
Esta financiación puede ser una línea de vida para afrontar el pago de salarios, facturas de proveedores pendientes de liquidar, alquileres de locales, gastos de suministros u otras necesidades de liquidez. Una de las lamentaciones que estos días más se escucha en algunas compañías es la importante necesidad de documentación que debe presentarse.
“Para las empresas y autónomos que ya tenían su plan de negocio concretado en objetivos y presupuestado con ideas muy claras todo ha sido mucho más fácil. Los otros, o no tienen ahora la posibilidad de hacerlo o les han denegado el crédito porque la calidad de la información que han enviado es mala y se considera un riesgo”, concluye Ignacio Bueno.
5. Apertura a nuevos mercados
Convertirse en empresa proveedora de alguna de las grandes del Ibex-35 o entrar en sus canales de subcontratación equivale a prosperidad, pero pasa por un imperativo: compartir con ellas unos estándares de calidad en la gestión del negocio. Ello solo puede ser posible dedicando tiempo a la elaboración del presupuesto y los planes de negocio, con asesoría que se involucre en corregir los puntos débiles de la empresa y amplificar los puntos fuertes.
Lo mismo sucede con la alternativa del creciente negocio digital a través del e-commerce. “Para vender en Amazon o en alguno de los grandes marketplaces la organización debe estar en perfecto estado de revista. Todo tu circuito debe responder al reto en organización y catálogo de productos, stocks, abastecimiento, sistema de precios... Eso solo puede lograrse añadiendo la columna online al presupuesto”, según este asesor financiero.
Así, la apertura a nuevos mercados, cuando sea posible, combinada con una estrategia de financiación y de reajuste de pago y cobro a los proveedores y clientes, además de un control riguroso de la actividad de la empresa, puede contribuir a mantener la salud del negocio en los turbulentos meses que están por venir.
HACIA UN CAMBIO DE MODELO
Tanto Ignacio Bueno como Llorente Olier coinciden en que se está produciendo un cambio en la cultura empresarial de las pymes. "Hasta ahora, muchas cedían el capítulo financiero a una gestoría encargada de liquidar impuestos y tramitar papeles, pero sin recibir un valor añadido en la estrategia de negocio", constata Bueno.
Llorente Olier observa "el florecimiento de una nueva generación de empresarios con una conciencia clara de la necesidad de diseñar modelos de negocio viables y de desarrollar funciones como la financiera y el marketing, no con carácter auxiliar, sino central". En definitiva, pymes innovadoras basadas en el conocimiento "que no se conciban sin la elaboración periódica de planes estratégicos y de presupuestos", agrega el profesor.
