El uso de las nuevas tecnologías se ha extendido en los últimos años. Esto está suponiendo un cambio en las relaciones y en la manera de prestar servicios en el que la Administración no es ajena. En el caso de la Justicia, por ejemplo, se están empleando cada vez más medios telemáticos en las comunicaciones con los ciudadanos. Desde 2016, el sistema LexNET Justicia canaliza la entrega electrónica de documentos y de otro tipo de notificaciones, ejecutándose diferentes procesos como la presentación de escritos, los actos de comunicación procesal o el traslado de archivos oficiales de un procedimiento. Entre otras utilidades, también permite el intercambio seguro de información, el uso de la firma electrónica reconocida, el ahorro en el uso de papel o la inmediatez en las comunicaciones judiciales, favoreciendo una agilización importante de los trámites.
Ahorro de costes y mayor valor añadido
Desde la óptica de la empresa, la apuesta por invertir en digitalización no sirve solo para favorecer una relación más fluida con la Administración, sino que incrementa su productividad y mejora la relación con los clientes. Así lo señala Jose Antonio Almoguera, vicepresidente de la Asociación Profesional de los Asesores Financieros Independientes y de los Peritos Judiciales (AIF), entidad con la que Banco Sabadell mantiene convenio desde hace años. Almoguera afirma que “la digitalización es una necesidad vital para cualquier compañía porque la posiciona inmediatamente en el mercado como un agente capaz de responder a los desafíos de su industria. Por ello, invertir en digitalización no debe ser visto como un coste sino como una inversión”.
En el caso de las gestorías, Almoguera indica que la automatización de las actividades aporta muchos beneficios, en especial, en la calidad de la atención a los clientes. “El exceso de trabajo suele ser un problema habitual en las gestorías y la digitalización permite el ahorro de mucho tiempo en procesos administrativos que se puede destinar a la formación continua, que es algo crítico para los profesionales de la industria, ya que siempre existen cambios normativos que hay que tener en cuenta en el desempeño profesional”.
Tal y como detalla este experto, los clientes pueden escanear y remitir cualquier información a la gestoría sin desplazarse, lo que favorece una agilización de los procedimientos. Todo ello redunda en ventajas tanto para la entidad como para los usuarios, que sienten que reciben un mayor valor añadido. “La digitalización está permitiendo a muchas gestorías adoptar el teletrabajo y atender a las demandas del cliente desde cualquier lugar, a través de un dispositivo electrónico habilitado y conectado. De esta manera, materias como la contabilidad se pueden estructurar mejor y en menor tiempo”, asegura.
Digitalizar las actividades en una gestoría implica escoger entre adquirir un software que se instale en todos los equipos informáticos de la entidad o apostar por un sistema de alojamiento en la Nube. La primera alternativa obliga a invertir en una infraestructura tecnológica mínima que sirva para habilitar y actualizar los equipos, crear un espacio de almacenamiento seguro, y planificar una estrategia de revisión periódica de toda la operativa. En el caso de implementar soluciones en la Nube, simplemente es preciso contratar al proveedor adecuado y formar internamente al capital humano para que pueda realizar una gestión efectiva de las operaciones.
Desde la óptica de la seguridad, la digitalización reduce la posibilidad de extraviar información importante o de que esta pueda ser copiada y enviada a terceros. De hecho, tal y como afirma Almoguera, la virtualización de muchos procesos redunda en un incremento de la productividad y permite que el capital humano pueda destinar más tiempo a trabajos de carácter cualitativo en vez de a otras tareas que consumían su agenda y que eran puramente administrativas. Y, todo ello, mientras se reduce el consumo de papel y, por lo tanto, se protege el medioambiente.
El papel del ‘renting’
Almoguera indica que, en el fondo, son dos factores los que dilatan la transformación hacia una gestoría sin papeles: la cuantía económica que supone y el desconocimiento sobre cómo llevarla a cabo.
En su opinión, digitalizarse es “un proceso fácil siempre que se parta desde una filosofía práctica. Una entidad tiene que ver en la digitalización una oportunidad para ser más productiva y crecer, por lo que, en realidad, esta transformación es una inversión que permite estar en mejores condiciones de atender al mercado en el futuro y no tiene por qué producir ningún desfase de caja por llevarla a cabo”. Un proceso que, en su opinión, “es una cuestión de supervivencia para las gestorías” y que debe ejecutarse siempre de la mano de profesionales especializados para realizarse correctamente.
En esta línea, Almoguera subraya el rol clave que puede desempeñar el renting para hacer aún más llevadera esta transición hacia lo digital: “El renting tiene una gran ventaja y es que, escogiendo diferentes periodos, como uno o varios años, es posible renovar los equipos y los sistemas informáticos en los que se ha invertido sin que ello signifique tener que cambiarlos por otros nuevos. Este es un elemento muy importante para que una pequeña y mediana empresa (pyme) esté protegida si, de repente, se produce un cambio tecnológico relevante en poco tiempo, una gran ventaja frente a la adquisición directa de tecnología por cuenta propia”.
Ayudas institucionales
Almoguera también ha indicado que existen vías para acogerse a ayudas públicas para apoyar a la digitalización de una empresa. En concreto, se ha referido al rol que está desempeñando la Dirección General de Digitalización e Inteligencia Artificial, dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. A su juicio, es importante informarse de las convocatorias de programas de subvención, como los del Fondo Europeo Next Generation EU.
En este sentido, también ha resaltado “el protagonismo que van a tener los colegios y las asociaciones profesionales, que serán fundamentales como nexo de unión entre las empresas y la difusión de los programas que se inicien”. En cualquier caso, recomienda a las empresas indagar acerca de las nuevas convocatorias que publiquen por cuenta propia las comunidades autónomas, ya que “suelen ser de una concesión más rápida y, habitualmente, no tienen tanta visibilidad como otras”, concluye.
