La mayoría de las farmacias son pymes o micropymes, pequeñas empresas que, sin embargo, tienen capacidad para automatizar procesos de forma que solo imaginamos en sectores como la automoción o el ecommerce. Almacenes robotizados, pastilleros automatizados, cajas de cobro inteligentes... Así es la tecnología que hace más productivas las farmacias.
Así es como varias farmacias han automatizado parte de sus procesos, así como con un distribuidor de maquinaria que opera en España, para que nos cuenten qué pueden hacer las farmacias para ser más productivas. De minimizar el error en la atención al cliente a aumentar los productos cruzados o ampliar el negocio ofreciendo también servicios.
¿Qué se puede automatizar en una farmacia?
Augusto Rumoroso, fundador de Automatización Farmacéutica SL, hace años supo ver las necesidades de robotización de las farmacias españolas. Señala tres procesos principales:
- Los almacenes automatizados, que además han evolucionado muy rápido de “máquinas que guardaban el fármaco en el almacén” a otras “que cubren el proceso completo de escaneado e inventariado”.
- La caja registradora, “otro proceso altamente mecanizado en la farmacia”, ahora sustituidas por sistemas de cobro inteligentes.
- La preparación de medicamentos en pastilleros, ya que “hemos vivido un auge en cuanto al paso de sistemas manuales de preparación a sistemas automatizados o SPD (Sistemas Personalizados de Dosificación)”.
Estos cambios, junto a otros que se dan al añadir dispositivos de servicios —como básculas y oxímetros—, están haciendo que muchas farmacias evolucionen dejando muy claro que no hay una única forma de mecanizar este comercio.
Aunque Rumoroso aclara que “el sueño de la farmacia promedio es mecanizar la mayor parte de procesos posibles porque esto repercute en más ingresos de caja, cada una dispone de unas necesidades específicas de espacio, falta de tiempo, tipo de negocio, etc.”.
Almacenes robotizados y con brazos móviles
María S., gerente de una farmacia del centro de Barcelona, esgrime los motivos por los que decidieron invertir en robots en el almacén. Como punto principal está “el ahorro de tiempo, muy significativo” porque evita que el farmacéutico tenga que ir a buscar a las cajoneras, a menudo localizadas en la trastienda. “Es tiempo que le puede dedicar al cliente y en el que se pueden realizar más ventas”, especialmente venta cruzada de productos no necesariamente medicinales.
Punto resaltado también por Iñaki Madariaga, dueño de la farmacia Madariaga (Barakaldo), quien asegura que “lo que hemos ganado al meter el robot es espacio de atención al público”. Espacio temporal porque “estás más tiempo en el mostrador y no tienes que dar la espalda ni dejar solo al cliente”, pero también espacio físico. Y “cuanto más se ve, más se vende”.
Madariaga recuerda que su farmacia era un espacio muy pequeño que “prácticamente no tenía espacio de atención al público y se llenaba con tres personas”. Ahora el almacén robotizado se encuentra a unos cinco metros de distancia en una sala trasera, y la farmacia ha ganado en capacidad de clientes.
Pastilleros automatizados que amplían el negocio
De las farmacias tendemos a conocer la venta de medicamentos y, sin embargo, estos establecimientos también disponen de otras líneas de negocio como el preparado de pastilleros para residencias, geriátricos, centros de día, etc. De hecho, el número de farmacias cuya financiación e ingresos dependen cada vez menos de los medicamentos no deja de crecer.
Ángela G. es adjunta en una farmacia de Murcia que hace cuatro años invirtió en una máquina SPD para facilitar a sus empleados la construcción de pastilleros. Hoy día han doblado el número de máquinas y la venta de medicamentos ha pasado a ser “menos del 30% de la facturación” porque “las SPD están todo el día funcionando orientadas a diversos centros de las inmediaciones”.
En la farmacia Trébol Valvanera (Madrid), Rafaela Ramírez explica por qué este tipo de sistemas está siendo tan demandado. Básicamente “automatiza la preparación de sistemas personalizados de dosificación” según las especificaciones médicas de cada paciente.
En su caso han invertido también en un sistema de visión artificial que “fotografía cada bolsita”. Esta imagen se guarda para poder revisarla en caso de que surja algún problema. Como veremos más adelante, este tipo de inversiones tiende a minimizar el error humano.
¿En cuánto tiempo se amortizan estas máquinas?
“Cuando hablamos de almacenes de medicamentos”, comenta Rumoroso, “estamos hablando de cinco a siete años”. Por supuesto, este tipo de retornos depende del volumen de facturación de la farmacia y de cómo ésta sepa “aumentar la facturación por empleado, la venta cruzada y eliminar tiempos muertos”.
María S., desde Barcelona, alude al hecho de que “en una farmacia grande el coste de un robot así puede estar tranquilamente en 100.000 euros, pero también son las que más se lo pueden permitir y rentabilizar la inversión”. Pero, matiza, que el retorno puede conseguirse en dos o tres años si el negocio es muy grande.
Con respecto a los robots SPD, Ramírez señala los cinco años como horizonte de rentabilidad “en función del número de pacientes”. Como ejemplo, informa de que “el robot que tenemos en la farmacia tiene un número mínimo de pacientes para que sea rentable”. O, lo que es lo mismo, si somos una farmacia y buscamos invertir, necesitamos conocer la demanda local y hacerlo en base a la capacidad de producción.
Robots y máquinas que aumentan la seguridad
Tanto el brazo robotizado como la máquina SPD o la caja automática cuentan con ventajas que minimizan notablemente el error humano. El almacén “limpia y va desechando caducados” al llevar un registro exhaustivo de lo que entra, comenta María S. Y también lleva un orden interno orientado a maximizar la cantidad de medicamentos.
Ramírez confirma que su robot SPD “minimiza el error de fabricación humana”. De hecho, “los errores que se detectan actualmente aparecen cuando no hay una tolva calibrada y se tiene que hacer de forma manual”. Además, “también es mucho más higiénico porque se contacta menos con el medicamento, lo que lo hace más seguro”.
Y por descontado que la caja automática simplifica la facturación, lleva parte de la contabilidad y detecta billetes falsos, punto clave en el retail.
El mundo de los servicios a particulares, en auge
Una visita por casi cualquier farmacia de barrio nos descubrirá una báscula más o menos informatizada, así como servicios de nutrición y distinto grado de automatización en dispositivos que miden factores relacionados con la salud de los clientes. En otras palabras, un aumento de la presencia de servicios añadidos.
María S. cuenta que tienen “una báscula muy completa porque no solo te mide la altura y te pesa, también te toma la tensión, te mide la grasa corporal, el índice de masa corporal y el O2 en sangre”. De hecho, con frecuencia los clientes entran en la farmacia por los servicios y se acaban llevando algo.
Como hemos visto antes, el SPD es un ejemplo de este auge de los servicios derivados de farmacias en lugar de dispensar medicamentos. Los servicios probablemente sean uno de los pilares con mayor crecimiento en las farmacias una vez optimizados los procesos actuales.
