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9 formas de mejorar la productividad en la empresa

27/01/2022

Aumentar la productividad es posible con la implementación de distintas medidas que generen un impacto positivo en el capital humano.

Mejorar la productividad tiene una serie de efectos positivos para una empresa. Se optimizan mejor los recursos, se reducen los costes operacionales, se produce un impacto positivo en la rentabilidad y se incrementa la competitividad operativa de la compañía. Sin embargo, en España, el tamaño de la mayoría de las empresas es muy pequeño, lo que lastra las opciones de incrementar su productividad en el corto plazo.

De hecho, según los datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), la productividad por hora trabajada en España tiene un valor de 58,1 dólares, casi un punto por encima de la media de la Unión Europea (UE), pero muy por debajo de las grandes economías del continente, como el Reino Unido (64,3 dólares), Alemania (74,2 dólares) o Francia (77,2 dólares).

Aunque el tamaño de la empresa influye, existen fórmulas para mejorar la productividad:

  1. Formar a los empleados

Mantener a los trabajadores comprometidos y fidelizados con la empresa hace que sean más eficientes. Para lograrlo, conviene destinar mayores recursos para su formación, de modo que se incremente su motivación y su capacitación. Esta capacitación puede ser técnica, de actualización de conocimientos, o ir más allá para desarrollar las llamadas soft skills, como la comunicación o el trabajo en equipo.

Así, los empleados estarán más identificados con la empresa y tendrán la sensación de mejorar profesionalmente. De hecho, según un informe realizado por Qualtrics, los tres elementos principales que llevan a los trabajadores a no cambiar de compañía son, por este orden, tener unas expectativas claras sobre su desarrollo profesional en la empresa, contar con un bienestar físico y emocional en el entorno laboral y que la entidad lleve a cabo políticas internas que sean transparentes.

  1. Invertir en tecnología

La inversión en tecnología permite sistematizar procesos de trabajo, principalmente de carácter administrativo. De hecho, se automatizan ciertas tareas y se reduce la carga de trabajo de los equipos, que pueden dedicar más tiempo a acciones que generan un mayor valor añadido.

Entre los cambios más habituales para mejorar la capacidad tecnológica de una empresa están el apostar por el cloud computing y trasladar los archivos a la Nube, modificar el sistema operativo de los equipos o introducir el ​​customer relationship management (CRM) y el enterprise resource planning (ERP) en las labores de gestión. A través de la tecnología, una compañía no solo será más rápida en sus tiempos de ejecución sino también más productiva.

  1. Trabajar en tramos de no más de 90 minutos

Según un estudio de la Universidad de Florida, las personas más productivas trabajan en intervalos de 90 minutos y durante no más de 4,5 horas al día. Es posible trasladar este método a la empresa y establecer descansos programados. Se puede implantar la técnica Pomodoro, que divide el tiempo en franjas de 25 minutos con pequeños descansos entre cada tramo. Actualmente, existen apps que contribuyen a administrar mejor el tiempo y poner en práctica cualquiera de estos dos métodos como Focus Keeper, Tomato Timers o Focus Booster.

  1. Mejorar la comunicación interna

La productividad de una empresa está íntimamente ligada a la motivación de sus empleados pero, también, a la eficiencia de la comunicación interna. Según los datos de Staffbase, una comunicación interna eficaz aumenta un 36% el rendimiento en la empresa y un 40% la satisfacción de los clientes.

Tener en cuenta la opinión del equipo y facilitarle canales efectivos de comunicación con los directivos son elementos clave para incrementar el grado de compromiso y de fidelidad de la plantilla. Herramientas como Slack o Twist han ganado protagonismo tras la situación derivada de la pandemia y el aumento del teletrabajo, ya que ayudan a solventar los problemas de comunicación interna y a tener a todos los trabajadores conectados.

  1. Apostar por desarrollar el trabajo en equipo

El trabajo en equipo favorece la motivación, estimula la creatividad e incrementa el sentimiento de pertenencia a una organización. Además, facilita el cumplimiento de los objetivos y potencia las habilidades sociales de los empleados.

Según la Universidad Icesi de Colombia, trabajar en equipo aumenta un 40% la productividad dentro de la empresa. Para lograrlo, es posible apoyarse en apps como Trello o Basecamp, que sirven para organizar los procesos y los flujos de trabajo.

  1. Limitar las reuniones

Las reuniones suponen el 15% de la jornada laboral y pocas veces son todo lo productivas que deberían. Tal y como señala Alejandro Montealegre, director de MRC International People Training, en el webinar ‘Comunicación efectiva: confianza e influencia, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell, es clave definir el objetivo de la sesión antes de empezar, así como preparar un guion y adjuntarlo a la convocatoria con los puntos que se van a tratar. Además, este experto recuerda que “el tiempo máximo que dura la atención de los participantes es de 20 minutos”.

Entre los problemas más habituales en las reuniones a distancia están los errores técnicos o el tiempo que tardan los asistentes en conectarse. En cambio, en las reuniones físicas, el error más repetido es no llevar debidamente preparado el encuentro.

Además, es recomendable limitar el tiempo de las reuniones a un máximo de 40 minutos para cuestiones importantes y a 15 minutos para las actualizaciones de estado de los proyectos.

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  1. Mayor flexibilidad laboral

Cada vez más los empleados valoran la flexibilidad en sus modelos de trabajo. Un experimento en Suecia demostró que los trabajadores son igual o más productivos en jornadas de seis horas y lo mismo sucede al reducir a cuatro los días laborales de la semana. De hecho, según un informe de la consultora Omdia, el crecimiento del teletrabajo ha supuesto un incremento de la productividad para el 68% de las compañías que han apostado por este modelo.

En este sentido, desde recursos humanos es fundamental tener en cuenta que la implantación de modelos híbridos de trabajo facilita la conciliación de los empleados mientras se fomenta una sinergia positiva del contacto diario entre los equipos.

  1. Otorgar más autonomía a los empleados

Las personas trabajan mejor cuando tienen autonomía y saben cuáles son sus objetivos. Una buena fórmula para mejorar la productividad es aprovechar el efecto Pigmalión: establecer metas para los empleados y después darles autonomía para alcanzarlas. Este efecto hace referencia a la capacidad de influir en el rendimiento de otra persona según la creencia que se tenga en ella. Por ejemplo, un empleado al que siempre se le alaba y se le dice lo bien que hace su trabajo es más fácil que termine teniendo un mejor desempeño.

  1. Trabajar felices

Un empleado motivado e identificado con la empresa siempre rinde más. Según Shawn Achor, las compañías con trabajadores felices son un 31% más productivas y sus ventas crecen un 37%. Además, un estudio de Gallup destaca que en las organizaciones con empleados felices la rotación laboral es un 51% menor y la retención de talento un 44% mayor.

Una de las vías para mantener e incrementar esta motivación es a través de la retribución flexible, un sistema que permite ofrecer a toda o parte de la plantilla la opción de decidir cómo quiere cobrar su sueldo. Así, los empleados pueden obtener una parte en efectivo y otra a través de productos o de servicios que contratan gracias a la empresa, como, por ejemplo, un plan de jubilación colectivo, tarjetas de transporte, cheques restaurante o de guardería, seguros de salud privados o programas de formación. Desde el punto de vista fiscal, el trabajador incrementa su poder adquisitivo sin incurrir en costes para la empresa. Además, los empleados sienten que la compañía se preocupa por sus necesidades y bienestar, lo que aumenta la fidelización y la captación de talento.

Para implementar la retribución flexible en una empresa, independientemente del tamaño o del sector, esta puede optar por soluciones digitales, como Sabadell Flex Empresa, que facilita a las organizaciones ofrecer planes de retribución flexible.

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Fotografía de fauxels en Pexels
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