Llevar al detalle la contabilidad de una empresa un proceso fundamental para garantizar su salud financiera.
La inercia del día a día puede hacer que los gastos de una empresa se disparen sin apenas darnos cuenta. Es necesario revisar y analizar cada partida para poder detectar esas fugas que, a corto plazo, pueden suponer un sobrecoste fácilmente reducible. El control de gastos es un proceso fundamental en la salud de la empresa, imprescindible en los inicios y determinante en momentos de crisis. La clave no está en recortar sino en optimizar. Menos es más.
1. Mejor con Skype
El teléfono es una de las partidas recurrentes, más abultadas y menos optimizadas. Dentro de la oficina, analiza cuántas llamadas se realizan delante del ordenador y piensa en sustituir esos minutos por plataformas gratuitas como Skype que te permiten hacer llamadas y videoconferencias gratuitas.
2. Café con clientes
Comer con el cliente está bien, pero tomar un café no solo es más productivo sino que es mucho más económico. Alargar la jornada en el restaurante con socios o trabajadores tampoco es una solución productiva. Para hablar, debatir y avanzar en un proyecto, mejor en la oficina o videoconferencia.
3. Previsión de viajes
No apures hasta el último día para reservar vuelo y hotel. Una feria, un congreso, una visita recurrente… Hay muchos desplazamientos de trabajo que pueden planificarse con tiempo suficiente y que suponen un ahorro de más del 50% en el gasto.
Apostar por la factura electrónica es una gran medida que en 2018 creció un 14,9% y ahorró a las empresas españolas más de 1.400 millones de euros.
4. Revisa suministros
Revisa las facturas de luz, agua y gas y las tarifas que se aplican. En el caso de la factura de telefonía e Internet, revisa también si existen líneas contratadas que no se usan o si la tarifa no se ajusta a las necesidades reales de la empresa. Busca y compara en el mercado otras ofertas más asequibles para tu empresa.
5. No imprimas
O, al menos, hazlo con cabeza (y conciencia ecológica). Papel, sellos, tóner… A diferencia de lo que podríamos pensar, lo que es bueno para el planeta suele ser también bueno para nuestro bolsillo. Apostar por la factura electrónica es una gran medida. Una solución que en 2018 creció un 14,9% y ahorró a las empresas españolas más de 1.400 millones de euros.
6. Utiliza los canales sociales
Una manera fácil, directa -y prácticamente obligada- de relacionarnos y hablar con el cliente y el potencial cliente. Las redes sociales son el escaparate perfecto que puede decir más de la empresa, sus productos y servicios que cualquier díptico o anuncio convencional. Un punto de encuentro que nos permite hablar, derivar y solucionar incidencias de manera inmediata y sin generar con poca o ninguna inversión.
7. Teletrabajo
Analiza los puestos de trabajo, sus funciones y procesos habituales. Muchos de ellos podrían cumplir con su función en remoto, total o parcialmente, conectados con el resto del equipo a través de una aplicación de comunicación y gestión de proyectos como Slack o Asana. Para la empresa, una manera práctica de reducir costes de comida y gasto energético. Para el empleado, un modelo flexible que puede incrementar su productividad y rendimiento.
Salck o Asana son aplicaciones de gestión de proyectos que pueden suponer un ahorro energético para la empresa.
8. Software de gestión
Independientemente del modelo de empresa, integrar un software de gestión operativa es el gran aliado para reducir los gastos de su empresa y ahorrar. Producción, logística, stocks, envíos, contabilidad… A través de un software de gestión todo queda integrado, unificando los procesos y facilitando información de gran valor para tomar mejores decisiones.
