Malgrat que tothom parla de digitalització, encara no és una de les prioritats de les pimes. Amb prou feines un 19% disposen d’un pla estratègic per abordar aquest procés, i tan sols el 2% el consideren una preocupació, segons l’informe Radiografía de la pyme 2018 de Sage i la CEOE.
Per a moltes empreses, l’eliminació del paper continua sent una autèntica utopia. Després de molts anys d’arxivadors i volums que en alguns casos omplen diverses sales, traslladar tota la informació a un suport digital implica molt de temps i no està exempt d’errors humans.
Per sort, les noves tecnologies posen cada vegada més fàcil l’accés a aquests recursos. El primer pas és adaptar la nostra comptabilitat i la facturació a l’entorn digital. Actualment, les aplicacions informàtiques disponibles són el recurs ideal per fer-ho.
Què és un software de facturació i comptabilitat?
Comencem pel més bàsic: en què consisteix un software d’aquest tipus? Bàsicament, és un programa informàtic orientat a fer les gestions de comptabilitat i facturació de manera digital, i que redueix fins allà on és possible l’ús de paper i les gestions manuals per part dels usuaris.
Normalment, aquesta mena de programes tenen una interfície bastant senzilla que es pot configurar d’acord amb les necessitats de cada empresa. En el cas de les factures, per exemple, se’n poden personalitzar les plantilles, escollir els conceptes que hi apareixeran o incloure-hi el logo de l’empresa, entre moltes altres opcions.
Set avantatges de comptar amb un software de facturació
Els softwares de facturació i comptabilitat tenen molts beneficis per a les empreses. El primer, i potser el més important, és l’eliminació del paper i passar a emmagatzemar la informació en format digital. Però no és l’únic. Vegem-ne uns quants.
Eliminació d’errors humans
En l’àmbit empresarial, un error humà pot ser molt greu, especialment quan parlem de les relacions amb les administracions públiques. Una coma mal posada, un número mogut de lloc o un concepte incorrecte en una factura ens pot conduir a tota una espiral d’errades que posi en risc la nostra pròpia presència com a empresa.
Un bon software de facturació redueix de manera significativa aquests riscos, i la majoria de transaccions es poden executar de forma automàtica, especialment els models d’impostos que periòdicament s’han de presentar a Hisenda.
Reducció de costos
Molts empresaris argumenten que no poden assumir el preu d’una llicència de software. Però de fet, a llarg termini, no tenir-ne una pot acabar sortint molt més car.
D’altra banda, avui hi ha llicències de programes gratuïtes que funcionen de manera més que notable, especialment per a una empresa de dimensions reduïdes (EAE proposa una llista de programes que compleixen molt bé aquesta funcionalitat).
A més a més, un software de facturació i comptabilitat elimina la necessitat de contractar comptables i assessors. El programa ho fa pràcticament tot i coneix les circumstàncies de cada companyia per adaptar-se a cada realitat. No són necessaris grans coneixements financers i podem prescindir del cost que suposa contractar un professional que ens ajudi en aquesta àrea.
La informació està en bones mans
Una empresa que porti la comptabilitat i la facturació de forma manual corre el risc de perdre tota aquesta informació com a conseqüència d’una contingència imprevista. Un accident fortuït, com un incendi o una inundació, ens pot fer perdre milers d’hores de feina i bona part de la informació emmagatzemada al llarg dels últims anys.
Un bon programa informàtic salva tots aquests problemes, sobretot si la informació es desa al núvol. Les nostres dades són en un lloc segur, centralitzades en un servidor, de manera que el risc de perdre tota la informació és mínim, especialment si se’n fan còpies de seguretat periòdiques.
Estar al dia dels nous canvis normatius
Per norma general, els programes informàtics empresarials se solen actualitzar d’acord amb els canvis legislatius en matèria tributària. No ens hem de preocupar de res; l’eina adapta la informació comptable i la facturació als nous models tributaris.
No disposar d’una aplicació d’aquest tipus ens obligaria a estar al dia de totes les novetats legislatives, cosa molt complicada i que també ens trauria molt de temps. A més, correm el risc de no complir en temps i forma amb les administracions públiques, i això ens podria donar més d’un disgust.
Més control sobre els nostres estats financers
Disposar d’un bon software de comptabilitat i facturació equival a contractar un bon assessor financer. Les dades disponibles permeten extreure conclusions sobre la situació patrimonial de l’empresa, emetre informes sobre la solvència que té o planificar pressupostos a llarg termini, entre moltes altres coses, i això ajuda a prendre les millors decisions.
A més a més, molts softwares de comptabilitat faciliten la creació d’informes específics que després es poden presentar als socis i a d’altres persones interessades en el funcionament de la companyia.
Més seguretat i confidencialitat de les dades
Una solució digital no és interessant si no està proveïda d’un sistema de seguretat a prova d’atacs informàtics. La informació financera és molt sensible i confidencial i, per tant, potencialment atacable per agents externs.
Malgrat això, avui dia qualsevol aplicació té un sistema de seguretat prou eficient perquè puguem confiar en la seva fiabilitat.
Gran varietat de programes amb diferents preus
Actualment, hi ha una enorme varietat de programes d’aquest tipus. El mercat ofereix opcions diverses amb característiques i possibilitats diferents i, per tant, amb una àmplia gamma de preus. N’hi ha fins i tot de gratuïts (com Contasimple o el programa de gestió de facturació electrònica del Ministeri d’Indústria, Energia i Turisme) i no per això de pitjor qualitat que la resta dels seus competidors.
Els preus poden oscil·lar molt. No és el mateix un software que simplement porti la nostra facturació i comptabilitat que un gran ERP amb què, a més, puguem portar les nòmines dels empleats i tota la logística. El cost de cada llicència depèn de les opcions disponibles. En qualsevol cas, cada dia són més assequibles i estan més adaptats a les necessitats de cada empresa.
