Davant del decret de l’estat d’alarma per la crisi del coronavirus (la COVID-19), són moltes les empreses espanyoles la plantilla de les quals està treballant des de casa amb la finalitat d’evitar-ne la propagació.
A Espanya el teletreball no és una pràctica habitual, però segons un informe de l’empresa de recursos humans Randstad, fins a quatre milions de treballadors tindrien la possibilitat de fer-ho, un 22% del total de la població activa del nostre país. Madrid (28%), Catalunya (25%) i País Basc (24%) són les comunitats que més facilitats de teletreball presenten.
Pot interessar-te: Teletreball, com implementar-lo de manera efectiva?
El teletreball requereix una sèrie d’eines tecnològiques perquè la productivitat i la qualitat del treball no es vegin afectades, a més, atesa la situació actual de la COVID-19, molts programes es col·lapsen degut a la quantitat d’usuaris connectats alhora.
Les eines necessàries
Per accedir al teu ordinador de treball. A més de l’escriptori remot de Google i Windows, existeixen altres programes per poder accedir a l’ordinador del lloc de treball -si no es disposa de portàtil- per no perdre ni un document o eina amb la qual es treballi de manera habitual. Les més populars són Teamviewer (aplicació gratuïta per a l’ús personal que destaca per ser compatible amb tots els sistemes operatius i permet el control de diversos ordinadors alhora), Anydesk (també gratuïta i que destaca per la versió per a mòbil, adaptant el teu ordinador a la petita pantalla) o VNC Connect (amb versió gratuïta i de pagament i compatible amb tots els sistemes, aquesta última amb opció de còpies de seguretat i bloqueig de l’accés a els clients remots).
Per videoconferències i trucades. Depenent del sistema de correu electrònic utilitzat a l’empresa, es pot recórrer a Teams, de Microsoft, o a Hangouts, de Google, per contactar amb tots els membres de l’equip. A més de la connexió de vídeo o trucada, hi ha un xat i es permet compartir pantalla, una opció molt interessant per exposar o presentar la informació que s’estigui tractant. Per contactar amb externs a l’empresa, es pot recórrer a altres aplicacions com Skype o Zoom.
En empreses com Banc Sabadell s’ha compartit amb els treballadors pautes d’eficàcia personal per a les reunions remotes: com ser puntual, convocar-les de 30 minuts de durada (en comptes de 60’) i enviar prèviament l’agenda de la reunió, amb la documentació necessària i el seu objectiu. Per a la comunicació a través de correus, s’aconsella utilitzar l’assumpte per descriure el contingut, evitar còpies innecessàries i indicar la urgència de la resposta, amb la finalitat d’agilitzar les tasques.
Moltes recomanacions poden semblar pròpies de qualsevol flux de treball estàndard però, en un context extraordinari com l’actual, val la pena insistir en aquestes mesures per optimitzar el treball en equip malgrat la distància.
Per organitzar el treball. Evernote, Trello, Asana o KanbanFlow són algunes de les opcions més populars per repartir les tasques entre tots els membres de l’equip. Amb interfícies molt visuals, a través de llistes i taulers, aquestes aplicacions permeten que diversos usuaris puguin accedir i anar modificant el contingut en funció de les tasques assignades i realitzades.
Per emmagatzemar i compartir arxius. Google Drive, OneDrive i Dropbox són les opcions més populars per guardar documents i compartir-los en línia entre tots els membres de l’equip. Les tres aplicacions tenen a més una àmplia capacitat sense necessitat de recórrer a l’opció de pagament. Per enviar arxius de mida gran, es pot recórrer també a aquestes eines o a altres programes com WeTransfer; Filemail, amb capacitat de fins a 50GB, o MyAirBridge, que permet fins a 20GB d’enviament. Tot i que tenen plans de pagament, les opcions gratuïtes ofereixen força possibilitats.
I fins i tot per entrenar en equip. Si a més de la jornada laboral comparties l’afició per l’esport amb algun company de feina existeix una app per seguir fent-ho. L’aplicació Biwel proposa reunions actives de 30 minuts en streaming a través de plataformes com Skype, Hangouts o Zoom, en grups de 3 a 5 persones alhora i guiades per un llicenciat en Ciències de l’Activitat Física i l’Esport.
