Fins fa poc temps, l'automatització dels processos empresarials suposava un obstacle per a moltes companyies a causa del desconeixement de l'existència de les eines digitals. Ara, l'augment de la digitalització obre un ventall de possibilitats perquè les empreses puguin gestionar la seva comptabilitat de forma automatitzada i senzilla, controlar la rendibilitat del negoci i poder calcular-ne el creixement. Per això, Microsoft Excel compta amb plantilles que suposen una alternativa perquè les organitzacions controlin les despeses i els ingressos, entre altres coses.

Microsoft Excel és una aplicació desenvolupada per fer càlculs o dissenyar gràfics i taules. Es tracta d'una eina fàcil i intuïtiva on només cal afegir les dades i indicar la fórmula que s'hagi de dur a terme perquè el mateix algoritme faci l'operació.

A més, Microsoft Excel compta amb algunes de les plantilles més utilitzades per les empreses i els autònoms, amb les fórmules ja establertes perquè l'empresari només les hagi de descarregar i incloure les dades necessàries. Aquí s'exposen set exemples de plantilles que tota companyia hauria de tenir per optimitzar el control dels comptes del negoci:

Estat de la situació patrimonial de l’empresa

L'estat patrimonial és un informe financer que aporta detalls de l'actiu, el passiu i el patrimoni net de l'empresa.

En aquesta plantilla es poden completar tots els elements de cadascun d'aquests estats patrimonials juntament amb els seus valors corresponents. A més, el programari avisa l'usuari en cas que la suma de tot l'actiu no sigui igual que la suma del patrimoni net més el passiu, una regla bàsica en comptabilitat.

Descarrega aquí la plantilla model d’estat de la situació patrimonial

Conciliació bancària

El registre de l'activitat d'una empresa està controlat tant per l'empresari com pel gestor de confiança de l'entitat bancària, i la comunicació entre tots dos és clau. Diàriament hi ha moviments als comptes bancaris a causa del flux de cobraments i pagaments propis de cada activitat. Tot i així, no sempre coincideix el saldo dels comptes bancaris amb l'import de la tresoreria de l’empresa. Per això, és fonamental contrastar aquestes dades i completar la informació comptable de manera adequada. Aquest procés és conegut com a conciliació bancària. Microsoft Excel compta amb una plantilla que permet registrar els moviments d’entrada i de sortida que s'efectuen amb el banc, i obtenir el saldo net. 

Descarrega aquí la plantilla model de conciliació bancària

Model simple de factura

La factura és un dels documents més importants de qualsevol negoci, ja que manifesta que hi ha hagut una transacció mercantil i, a més, té validesa legal i fiscal. Amb un model simple de factura, s'acrediten totes les operacions comercials. A través d'un únic full d'Excel i fent algunes modificacions sobre aquest model simple per adaptar-lo a l'empresa, és possible configurar un programari de facturació.

Descarrega aquí la plantilla model de factura simple

Ràtios financeres

Les ràtios financeres ajuden a avaluar l’estat financer general de la companyia. Tot i no ser una informació obligatòria, és recomanable conèixer algunes ràtios importants com el fons de maniobra, per calcular la capacitat de l'empresa per atendre les seves obligacions a curt termini; la ràtio d'endeutament, que indica la salut de l’organització en relació amb el seu deute, o la ràtio d'autonomia, que dona una mostra del nivell de fons propis.

Descarrega aquí la plantilla model de ràtios financeres

Flux de caixa

El correcte control del flux de caixa és un dels grans desafiaments de qualsevol empresa. L'objectiu és comprovar quins són els cobraments i pagaments que es produeixen diàriament. Una plantilla sobre fluxos de caixa permet al responsable de tresoreria posar un límit mínim i un màxim que hauria de tenir el saldo per evitar problemes financers, advertint-lo quan no es respecta aquesta regla (per exemple, si els interessos del deute es disparen). 

Descarrega aquí la plantilla model de flux de caixa

Amortització del deute

En contraure un deute, sigui una empresa o un particular, és important conèixer quant s'ha de pagar en concepte d'interessos i de capital en cada quota. Aquesta informació ve reflectida al quadre d'amortització. Amb una plantilla d’Excel es pot calcular la devolució del préstec a través dels sistemes d’amortització francès i alemany. L'usuari ha d'introduir el tipus d'interès, el termini, el capital inicial i el nombre de pagaments per any i aquesta eina reflecteix el quadre d’amortització complet.

Descarrega aquí la plantilla model d’amortització de deute

Pressupost anual

Les companyies han d’elaborar una planificació d'ingressos i despeses per a futurs períodes i exercicis amb la finalitat de controlar si les previsions es compleixen. Excel compta amb plantilles en què es poden detallar els ingressos i les despeses perquè la mateixa eina calculi la desviació entre el que s’ha planejat i el que ha succeït, des del nivell més baix de detall fins al total general.

Descarrega aquí la plantilla model de pressupost anual

Pot interessar-te: Com planificar el pressupost d'una empresa per al 2022