Excés de reunions llargues i poc resolutives, interrupcions constants per trucades, correus electrònics o missatges instantanis. Al final del dia, aquests i altres obstacles redueixen de forma significativa el temps real de treball i, sobretot, afecten negativament els resultats que obté l'empresa i a l'estat d'ànim dels seus empleats.
De fet, segons les dades de l'últim estudi anual sobre la gestió del temps a la feina realitzat entre març i maig d'aquest any per WorkMeter, una empresa especialitzada en la creació de software de gestió de persones, a Espanya només s'és productiu 6,47 hores de mitjana en una jornada laboral superior a les 8 hores. La pregunta que sorgeix immediatament és: què ha passat amb la resta del temps?
«La gestió del temps a l'empresa és la gran assignatura pendent», afirma Ana Fernández, sòcia directora de la consultora Barna Consulting Group i qui liderarà el webinar Gestiones el teu temps o et gestionen? L'aquí i l'ara. I afegeix que: «Tot i treballar moltes hores, Espanya és un dels països menys productius». Segons l'opinió d'aquesta experta, es prima equivocadament l'execució a costa de la planificació, omplint l'agenda. L'empresa també oblida que l'organització ha de treballar amb uns objectius per a tothom. Això significa crear hàbits, és a dir, maneres d'actuar comunes a l’empresa.
És la via per la qual aposta Joan Pons, CEO de WorkMeter i EffiWork: «Optimitzar la gestió del temps no és un objectiu, sinó un camí. Es tracta de començar per impulsar a l'organització una cultura de gestió i de millora contínua».
La formació és un aspecte clau per adaptar-se als canvis que ha portat el teletreball i la digitalització
Fer-ho bé comporta importants beneficis tant per la companyia com a tots els treballadors. «Per a l'empresa, suposa un estalvi de costos. Per al personal, també, ja que se centra en les funcions que realment són d'aportació de valor per als clients i els proveïdors», exposa Alberto Gavilán, director de Talent d'Adecco Group. Pons hi afegeix una «millor conciliació, menys estrès i més qualitat de vida laboral».
Per contra, una mala organització suposa, per a Fernández, un augment de despeses, de recursos i pitjors resultats per a l'empresa, a més de tenir repercussions sobre els empleats com ara estrès, descens de la motivació i afectacions psicològiques. Gavilán amplia aquests danys amb la rotació de treballadors i la fuga de talent.
Tècniques per millorar la planificació i la gestió del temps a la feina:
Els experts coincideixen a posar en pràctica una sèrie de tècniques que redunden en un augment de la productivitat. Són aquestes:
- Distingir el que és important del que és urgent. El segon absorbeix temps i allunya del primer, que, segons Fernández, «conduirà el 80 % dels resultats i que, a més, es pot planificar perquè no és per a demà». Per exemple, si l'objectiu de l'empresa és captar clients per facturar més, cal dedicar temps a l'important, i reduir les reunions, les trucades i les interrupcions.
- Planificar de manera intel·ligent. Per saber com gestionar bé el temps, cal identificar abans en què s'està ocupant. «Es pot fer un registre de totes les tasques que es fan i al final del dia valorar les que han estat productives i les que no», aconsella aquesta experta.
- Establir objectius i accions clau. Cal comptar amb un llistat d'objectius clau que caldrà detallar per obtenir aquests fins. Aquests han de ser «específics, mesurables, assolibles, reptadors i temporalitzables».
- Fer llistes i horaris. Les primeres serveixen per organitzar el que cal fer durant el dia, la setmana o el mes. Després cal repassar el que s'ha fet al final de cadascuna d'elles. Els segons s'apliquen tant a la feina a l'oficina com a casa.
- Treballar per parcel·les d'activitat. Agrupar les trucades, les visites, les videoconferències i la gestió del correu en les franges horàries i deixar sempre un temps per a imprevistos.
- Mesurar la gestió del temps. Per saber si la gestió millora, cal fer-ne una valoració. «Les avaluacions d'acompliment són eines que permeten observar si els empleats estan fent les tasques assignades, si ho estan fent optimitzant el seu temps i maximitzant els resultats», exposa Gavilán.
- Evitar els lladres de temps. L'estudi de WorkMeter calcula en 67 segons el temps que l'empleat es passa en el correu electrònic cada vegada que es connecta, i l’associa a un «comportament gairebé compulsiu». Les micropauses que es produeixen a la feina sumen un total de 72 minuts. Per evitar que això passi, Fernández recomana no consultar el correu electrònic recurrentment, fer un llistat de distraccions, complir amb l'horari i aprendre a dir «no».
Des d’Adecco Group relacionen aquestes tècniques en un alt percentatge, amb la responsabilitat de l'empleat. Per tant, «és aquest el que té la capacitat d'actuar per corregir la seva conducta en futures ocasions». Pons creu que es resol mesurant i després elaborant un pla de millora que tingui com a objectiu petits èxits a curt termini, i resultats més significatius a mitjà i llarg termini.
La importància de la formació
Per posar en marxa tot això, cal emprendre, com assenyala Gavilán, una tasca per «complementar amb formació i capacitació que permeti als empleats aprendre a optimitzar els temps i les feines».
És al que es dediquen a YUcoach, una plataforma de coaching online per a empreses, en la qual, entre altres coses, fan cursos personalitzats a directius i a empleats sobre com gestionar bé el temps.
«El primer és concretar la realitat de la persona, és a dir, les seves circumstàncies: què fa, amb qui treballa, com s'organitza, quin paper juga la família», exposa Mayte Tortosa, directora general de la plataforma. Després ve la part creativa en la qual es crea una estructura, afegeix. Finalment, «s'aterra tot això en un pla d'acció».
Tortosa resumeix els dos principals problemes a què s'enfronten les empreses com «la gestió eficient i personalitzada del temps i la comunicació, una cosa que es comença a entendre ara. El segon té a veure amb la comunicació en els seus diferents àmbits».
La gestió del temps en temps de transformació digital i de teletreball
Aquests dos conceptes han entrat a formar part d'aquesta equació en els últims anys. Pel que fa al teletreball, Mila Pérez, professora de l'àrea de Direcció de Persones de Deusto Business School, creu que «no té per què influir, és una qüestió de confiança de l'organització amb el seu personal, fent-lo responsable del seu treball». Això s'aconsegueix «participant en la definició dels objectius i establint els sistemes de flexibilització necessaris per aconseguir-los».
Fernández, per la seva banda, destaca els avantatges del teletreball en la gestió del temps, però recorda que «hi ha més lladres del temps en el teletreball que a l'oficina». Enfront de tots aquests canvis és on «han d'intervenir els managers amb planificació i treball en equip».
Pel que fa a la digitalització, Gavilán subratlla l'ajuda que la tecnologia suposa, ja que descarrega els empleats de tasques de baix valor o repetitives, i els permet a ells i a les empreses concentrar-se en el que és realment important i evita que malgastin el temps.
Pérez adverteix dels riscos que comporta: «Cal establir pautes per a un treball digital saludable, ja que estem en un món de connexió durant les 24 hores del dia i molt exigent, que sembla que demana respostes immediates». Pons coincideix, però conclou amb aquesta reflexió: «Gairebé sempre, la mateixa tecnologia ha acabat oferint més avantatges que desavantatges».
TECNOLOGIA I CANVI D'HÀBITS, ÈXIT GARANTIT
Tot i que la tecnologia és, sens dubte, una potent eina per millorar l'administració del temps en una empresa, cal prestar atenció a la paradoxa que assenyala Ana Fernández, sòcia directora de Barna Consulting Group: «S'ha dedicat més temps a crear eines per gestionar el temps que a crear hàbits que ajudin a millorar aquesta gestió».
O, cosa equivalent, la tecnologia per si sola no obrarà el miracle que una empresa aconsegueixi un ús òptim del temps. «Si no s'està disposat a canviar, no s'aconseguiran resultats», afegeix.
Tenint en compte aquesta advertència, a continuació es destaquen les plataformes, les aplicacions i altres instruments que poden col·laborar en aquest procés:
Plataformes col·laboratives. Molt necessàries, a causa de la transformació digital que experimenten les companyies. Algunes d'elles són Microsoft Teams, Slack, Zoom o Google Hangouts.
Eines per planificar tasques. Amb Microsoft Outlook i Google Calendar es pot organitzar la feina diària, setmanal, mensual i fins i tot anual. Es desa al núvol, encara que la recomanació és que aquesta llista estigui també en offline i a la vista en un panell.
Aplicacions per organitzar projectes. Kanban, Trello o Asana són sistemes de gestió que faciliten l'ordre de les tasques i de les prioritats.
Plataformes per crear llistes. Todoist fa un seguiment de les tasques pendents; Toggl manté la jornada organitzada i estructura el temps. Evernote permet organitzar les idees. Totes aquestes eines permeten crear llistes, però cal no oblidar les tradicionals de paper.
Sistemes per augmentar la productivitat. Algunes d'aquestes eines són Connecteam, especial per a empreses amb molts treballadors en remot; EffiWork, per autogestionar el temps i identificar els lladres de temps o WorkflowMax, que serveix per a empreses i autònoms que ofereixen un servei i una factura en funció del temps.
Temporitzador. Aquest element és l'essència de la tècnica Pomodoro, que ajuda a regular els intervals de descans necessaris en qualsevol jornada laboral. Ja que l'important és disposar d'un bon instrument per posar ordre a les prioritats.
