En l’activitat diària de qualsevol empresa o autònom, l’administració de les factures és una gestió imprescindible. Malgrat això, encara que a priori sembla un mer tràmit administratiu, no sempre s’emeten de forma correcta, sigui perquè hem oblidat algun concepte important, sigui perquè l’hem consignat incorrectament.
Hi ha un seguit d’elements que són essencials i que no ens hauríem de descuidar mai, tot i que no tots són obligatoris. Així que, si vols saber com s’ha d’emetre una factura, para atenció. T’expliquem quins són els conceptes més importants quan emetis aquest important document.
Les dades fiscals
A totes les factures hi hauran d’aparèixer les dades fiscals de qui emet i qui rep la factura. Entre aquestes dades, haurem d’informar del nom i cognoms de tots dos, dels seus respectius números d’identificació fiscal i les seves seus socials, excepte en el cas de persones físiques que no duguin a terme activitats econòmiques, cas en què n’hi haurà prou amb el nom, els cognoms i el NIF.
A més, quan es tracti de no residents, hi ha de constar la localització de l’establiment permanent que tinguin.
El número de factura
El número de factura actua com a identificador del document. En principi, cada empresa o professional pot establir lliurement el número de sèrie que aplica a les factures. Per exemple, una empresa pot numerar-les com a 0001, 0002, etcètera, mentre que un altre professional pot fer-ho com a FRA001, FRA002.
L’únic requisit és que ha de contenir una numeració correlativa que en garanteixi la continuïtat numèrica. A més, cada professional podrà establir sèries diferents, especialment quan l’empresa tingui diversos centres de facturació.
La data d’emissió
Totes les factures han de portar una data d’emissió, obligatòria, que indica quan s’ha lliurat el producte o s’ha fet la prestació del servei, i que ha de guardar relació amb el número de factura. Per exemple, en dues factures no és possible una tingui un número de factura anterior a l’altra però una data posterior.
A efectes fiscals, aquesta data ens indicarà el període en què es declararà aquesta factura, especialment a efectes d’IVA, un impost que es liquida trimestralment. Per exemple, si una factura s’ha emès amb data 01/03/2019, haurà de declarar-se en el primer trimestre de 2019.
La data de venciment
La data de venciment és la data límit per al pagament d’un deute per part d’un client a un proveïdor. Encara que no és obligatori informar de la data de venciment de la factura, sí que és important. La raó és que, encara que gairebé sempre assumim que els nostres clients ens pagaran dins dels terminis establerts, a l’hora de la veritat no sempre és així.
En aquestes circumstàncies, assenyalar una data de venciment clara i que hagi estat acceptada pel client ens ajudarà des del punt de vista legal a l’hora de denunciar impagaments. Si no establim cap data de venciment, es pot assumir que encara hi ha termini legal per abonar-la i, per tant, no hi ha conseqüències legals per al deutor.
Concepte
A la factura hi haurem d’indicar tots els productes o serveis que es lliuraran o faran al client. Cadascun haurà d’anar en una línia separada i haurem de donar-ne la informació següent:
- El producte o servei prestat.
- El nombre d’unitats venudes.
- La base imposable unitària i total.
- El tipus impositiu aplicat.
Els impostos
Finalment, l’emissor de la factura haurà d’informar de tots els impostos que s’apliquen a cadascun dels conceptes reflectits. En cada cas haurem de fer constar l’IVA aplicat, així com el tipus d’IRPF, si escau.
