La transformació digital és una oportunitat perquè les gestories, les assessories i els despatxos puguin automatitzar processos, augmentar la productivitat i millorar la relació amb els seus clients sense que això pugui posar en risc la gestió de la seva tresoreria.
L'ús de les noves tecnologies s'ha estès en els últims anys. Això està suposant un canvi en les relacions i en la manera de prestar serveis a les quals l'Administració no és aliena. En el cas de la Justícia, per exemple, s'estan emprant cada vegada més mitjans telemàtics en les comunicacions amb els ciutadans. Des de 2016, el sistema LexNET Justícia canalitza el lliurament electrònic de documents i d'altres tipus de notificacions, i executa diferents processos com ara la presentació d'escrits, els actes de comunicació processal o el trasllat d'arxius oficials d'un procediment. Entre altres utilitats, també permet l'intercanvi segur d'informació, l'ús de la signatura electrònica reconeguda, l'estalvi en l'ús de paper o la immediatesa en les comunicacions judicials, fet que afavoreix una agilització important dels tràmits.
Estalvi de costos i major valor afegit
Des de l'òptica de l'empresa, l'aposta per invertir en digitalització no serveix només per afavorir una relació més fluida amb l'Administració, sinó que incrementa la seva productivitat i millora la relació amb els clients. Així ho assenyala José Antonio Almoguera, vicepresident de l'Associació Professional dels Assessors Financers Independents i dels Perits Judicials (AIF), entitat amb la qual Banc Sabadell manté conveni des de fa anys. Almoguera afirma que «la digitalització és una necessitat vital per a qualsevol companyia perquè la posiciona immediatament al mercat com a un agent capaç de respondre els desafiaments de la seva indústria. Per això, invertir en digitalització no ha de ser vist com un cost, sinó com una inversió».
En el cas de les gestories, Almoguera indica que l’automatització de les activitats aporta molts beneficis, especialment en la qualitat de l'atenció als clients. «L'excés de treball sol ser un problema habitual en les gestories, i la digitalització permet l'estalvi de molt de temps en processos administratius que es pot destinar a la formació contínua, que és una cosa crítica per als professionals de la indústria, ja que sempre hi ha canvis normatius que cal tenir en compte en l'exercici professional».
Tal com detalla aquest expert, els clients poden escanejar i enviar qualsevol informació a la gestoria sense desplaçar-se, el que afavoreix una agilització dels procediments. Tot això redunda en avantatges tant per a l'entitat com per als usuaris, que senten que reben un major valor afegit. «La digitalització està permetent a moltes gestories adoptar el teletreball i atendre les demandes del client des de qualsevol lloc a través d'un dispositiu electrònic habilitat i connectat. D'aquesta manera, matèries com ara la comptabilitat es poden estructurar millor i en menys temps», assegura.
Digitalitzar les activitats en una gestoria implica escollir entre adquirir un software que s'instal·li a tots els equips informàtics de l'entitat o apostar per un sistema d'allotjament en núvol. La primera alternativa obliga a invertir en una infraestructura tecnològica mínima que serveixi per habilitar i actualitzar els equips, crear un espai d'emmagatzematge segur i planificar una estratègia de revisió periòdica de tota l'operativa. En el cas d'implementar solucions al núvol, simplement cal contractar el proveïdor adequat i formar internament el capital humà perquè pugui realitzar una gestió efectiva de les operacions.
Des de l'òptica de la seguretat, la digitalització redueix la possibilitat d'extraviar informació important o que aquesta pugui ser copiada i enviada a tercers. De fet, tal com afirma Almoguera, la virtualització de molts processos redunda en un increment de la productivitat i permet que el capital humà pugui destinar més temps a feines de caràcter qualitatiu en comptes de a altres tasques que consumien la seva agenda i que eren purament administratives. I tot això alhora que es redueix el consum de paper i, per tant, es protegeix el medi ambient.
El paper del «rènting»
Almoguera indica que, en el fons, hi ha dos factors que dilaten la transformació cap a una gestoria sense papers: la quantia econòmica que suposa i el desconeixement sobre com dur-la a terme.
En la seva opinió, digitalitzar és «un procés fàcil sempre que es parteixi d'una filosofia pràctica. Una entitat ha de veure en la digitalització una oportunitat per ser més productiva i créixer, de manera que, en realitat, aquesta transformació és una inversió que permet estar en millors condicions d'atendre el mercat en el futur i no ha de produir cap desfasament de caixa per dur-la a terme». Un procés que, segons ell, «és una qüestió de supervivència per a les gestories» i que ha d'executar-se sempre acompanyat de professionals especialitzats per fer-lo correctament.
En aquesta línia, Almoguera subratlla el paper clau que pot exercir el rènting per fer encara més suportable aquesta transició cap a la digitalització: «El rènting té un gran avantatge i és que, escollint diferents períodes, com ara un o diversos anys, és possible renovar els equips i els sistemes informàtics en què s'ha invertit sense que això signifiqui haver de canviar-los per altres de nous. Aquest és un element molt important perquè una petita i mitjana empresa (pime) estigui protegida si, de sobte, es produeix un canvi tecnològic rellevant en poc temps, un gran avantatge enfront de l'adquisició directa de tecnologia per compte propi».
Ajudes institucionals
Almoguera també ha indicat que existeixen vies per acollir-se a ajuts públics per donar suport a la digitalització d'una empresa. En concret, s'ha referit al paper que està exercint la Direcció General de Digitalització i Intel·ligència Artificial, dependent del Ministeri d'Afers Econòmics i Transformació Digital. Segons la seva opinió, és important informar-se de les convocatòries de programes de subvenció, com ara les del Fons Europeu Next Generation EU.
En aquest sentit, també ha destacat «el protagonisme que tindran els col·legis i les associacions professionals, que seran fonamentals com a nexe d'unió entre les empreses i la difusió dels programes que s'inicien». En qualsevol cas, recomana a les empreses indagar per compte propi sobre les noves convocatòries que publiquen les comunitats autònomes, ja que «solen ser d'una concessió més ràpida i, habitualment, no tenen tanta visibilitat com altres», conclou.
